Un ou Une Assistant-e Administratif-ive service des formalités administratives et accueil – CDD 9 mois

VILLE DE REZE; Rezé; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Restauration municipale

Prévoyance

COS

Job summary

La Ville de Rezé recherche un assistant chargé des formalités administratives pour renforcer son service Accueil et Formalités.

Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, vérifier les pièces d’identité, délivrer les documents et gérer les inscriptions liées aux services municipaux, tout en veillant au bon fonctionnement des registres et des actes d’état civil.

Qualifications

• Expérience préalable sur un poste similaire et connaissance du cadre réglementaire des actes administratifs.
• Sens du service public, rigueur et organisation; maîtrise des outils bureautiques et d'un logiciel métier.
• Disponibilité rapide.

Responsibilities

• Accueillir, orienter et renseigner le public et les appels téléphoniques.
• Délivrer des documents administratifs et vérifier l’authenticité des pièces.
• Suivre les inscriptions repas des séniors et les objets trouvés; gérer les incidents sur la voie publique.
• Gérer les réservations de salles et assurer l’actualisation des informations destinées au public.

Skills

Expérience similaire

Rigueur et organisation

Orientation service public

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Au sein de la direction des affaires générales et juridiques, le service des Formalités administratives/Accueil a pour objectif la fourniture de prestations liées à la vie civile et citoyenne des usagers (état civil, élections, funéraire, recensement…) tout en assurant un accueil de qualité à l’Hôtel de Ville tant dans l’information et l’orientation des usagers que dans la délivrance de services (établissement du quotient familial, tarification solidaire pour les transports.

Dans le cadre d’un renfort temporaire, la ville de Rezé recherche une ou un assistant·e chargé·e des formalités administratives pour une durée de 9 mois.

Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité:

• Accueillir, orienter et renseigner le public / Réceptionner et orienter les appels téléphoniques
• Assurer les vérifications de premier niveau en matière de cartes d’identité et passeports
• Délivrer des documents administratifs / Calculer le quotient familial et délivrer le document
• Délivrer des titres de transports et saisie sur logiciel et assurer la remise de formulaires et d’imprimés administratifs (TAN, Préfecture…)

Assurer la gestion administrative liée à l’activité d’accueil du public

• Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi des objets trouvés
• Réaliser l’enregistrement des inscriptions pour le repas des séniors
• Assurer le suivi des incidents sur la voie publique et saisie sur logiciel (voirie, signalisation…)
• Gérer les réservations de salles de réunion de l’Hôtel de Ville

Organiser l’information au public

• Mettre à jour des informations à disposition du public (affichage et documentation)
• Envoyer de la documentation aux usagers demandeurs
• Participer à la promotion des manifestations communales et veiller à faire du service accueil un espace de convivialité (affichage, décoration…)

Réceptionner les déclarations et établir les actes dans le domaine des formalités administratives

• Délivrer des documents administratifs en contrôlant l’authenticité des pièces fournies
• Traiter les demandes de titres d’identités : passeports, cartes nationales d’identité
• Effectuer le tirage au sort des jurés d’assises
• Gérer la liste électorale : inscriptions, radiations, mouvements
• Organiser et participer aux commissions électorales
• Assurer le recensement citoyen des jeunes de 16 ans
• Instruire les demandes de parrainages civils
• Participer à l’organiser le recensement de population annuel sur la commune
• Organiser le recensement annule de population en lien avec l’INSEE

Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état civil

• Assurer la tenue et la mise à jour des registres d’état civil : mentions et transcriptions
• Rédiger les actes d’état civil : naissances, mariages, décès, reconnaissances
• Délivrer des extraits d’actes d’état civil
• Instruire les demandes de changement de prénoms

Etablir les dossiers de mariage et de PACS

• Instruire les dossiers de mariage et Instruire les demandes de PACS

Assurer la gestion administrative funéraire

• Gérer l’attribution et le suivi des concessions funéraires
• Rédiger les actes de concession et établir les factures correspondantes
• Délivrer les autorisations relatives aux opérations funéraires

Profil recherché

Vous avez une première expérience réussie sur un poste similaire. De fait, vous maitrisez le cadre réglementaire et les règles communes à la rédaction des actes d’état civil ainsi que les procédures relatives aux formalités administratives.

Vous avez le sens du service public, être rigoureuse·eux et organisé·e. vous maitrisez les outils bureautiques, notamment Outlook, Word, Excel et un logiciel métier.

Enfin, vous êtes disponible rapidement.

Informations complémentaires

• Lieu de travail: Ville de Rezé
• Temps de travail : temps complet
• Rémunération: statutaire + régime indemnitaire + forfait mobilité durable
• Avantages: restauration municipale, prévoyance, COS

Type de recrutement :

ouvert aux agents contractuels (CDD 9 mois)

Date limite de dépôt des candidatures : 14/11/2026

En complément pour les agents titulaires, votre dernier arrêté et votre dernier bulletin de salaire.

Si votre candidature correspond à nos besoins, nous vous contacterons afin de convenir d’un entretien.

Si nous ne sommes pas revenus vers vous dans un délai de 5 semaines, cela signifie que malgré la qualité de votre parcours professionnel, d’autres profils correspondent mieux à nos recherches.

La ville de Rezé publie régulièrement de nouvelles offres d’emplois, restez informé(e) via notre site www.reze.fr .

Contact direction

Camille JUDIC – Responsable du Service Formalités Administratives – Accueil – 02.40.84.45.42
Mehdi SEDDOUKI – Responsable du service Emplois, Recrutement et Attractivité – 02 40 84 43 31