Un.e responsable de démarches administratives de l'état civil du guichet unique - MAIRIE SAINTES

Communes; Nouvelle-Aquitaine; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie recherche un.e responsable des démarches administratives pour gérer l'état civil, les élections et le recensement. Ce poste nécessite une expérience confirmée, une bonne maîtrise de la législation et des compétences en management. Le candidat idéal saura organiser des équipes et améliorer la qualité des services proposés au public.

Qualifications

• Maîtrise de la législation civile, électorale et funéraire.
• Encadrant confirmé, capable de former et conduire des projets.
• Qualités rédactionnelles et rigueur indispensables.

Responsabilités

• Assurer la continuité du service public dans l'état civil.
• Superviser les élections et gérer le recensement.
• Former et conseiller les agents sur leurs missions.

Connaissances

Législation civile

Management

Rigueur

Communication

Formation

Diplôme de Rédacteur

Expérience sur poste similaire

Outils

Logiciels état civil

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Un.e responsable de démarches administratives de l'état civil du guichet unique - MAIRIE SAINTES

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Expert

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée. Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée.

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Non renseigné

Au sein du guichet unique, le service démarches administratives - état civil - élections - recensement - cimetière est composé de 10 agents. Sous l'autorité du directeur du guichet unique, vous assurez la continuité du service public dans les domaines de l'état civil, des élections, du recensement, des cimetières. Vous managez les équipes et activités liées au service. Vous participez à la simplification et la dématérialisation des démarches administratives.

État civil et réglementaire :
Vous êtes force de proposition sur les procédures, assurez la, veille juridique, et mise en conformité réglementaire.
Vous supervisez les déclarations (naissance, mariage, décès, reconnaissance...) et contrôlez les actes, mentions, et délivrance de pièces officielles.
Vous assistez les élus pour les mariages et cérémonies.
Vous gérez les dossiers de PACS, changements de prénom, rectifications administratives (Communication Electronique des Données de l'Etat Civil).

Élections :
Vous garantissez le bon déroulement organisationnel et réglementaire des élections.
Vous suivez et organisez les mises à jour des listes électorales.
Vous préparez les scrutins (logistique, bureaux de vote, matériel, personnels mobilisés) et les journées électorales (présence obligatoire).

Recensement :
Vous organisez et gérez la campagne de recensement.
Vous réalisez le recrutement, la formation et l'encadrement des agents recenseurs.
Vous garantissez les transmissions des données à l'INSEE.

Cimetières :
Vous supervisez la responsable dans la gestion administrative et technique des cimetières.

Management et coordination administrative :
Vous formez et conseillez les agents en poste sur les missions de service de l'état civil.
Vous participez au bon fonctionnement de l'organisation du guichet unique.
Vous suivez le budget du service en relation avec le responsable des moyens généraux.
Vous encadrez les équipes permanentes et contractuelles (agents recenseurs).

Profil recherché

Vous maîtrisez nécessairement la législation civile, électorale et funéraire. Vous savez rédiger et contrôler la qualité des différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès...), organiser les élections.
Vous possédez obligatoirement une expérience sur un poste similaire.
Vous maîtrisez le fonctionnement d'une collectivité territoriale et les procédures.
Vous connaissez les acteurs institutionnels du recensement (INSEE, Service national, etc.).
Vous connaissez les enjeux et modalités du recensement citoyen.
Vous êtes un.e encadrant.e confirmé.e, capable d'organiser, accompagner, contrôler, former les agents, mener des réunions.
Vous avez des qualités rédactionnelles, êtes rigoureux.se, et savez rédiger des mentions, des courriers.
Vous êtes capable de mettre en place une démarche qualité et de conduire des projets, en étant force de proposition pour améliorer les procédures et la qualité de service.
Vous savez faire preuve de diplomatie et de pédagogie auprès des usagers et de votre équipe pour garantir la mission de service public. Vous savez communiquer avec vos collègues et entretenir un bon climat de travail.
Vous maîtrisez l'outil informatique (Logiciels état civil, Word, Excel, Outlook) et êtes capable de produire et suivre des supports de procédures et de suivi d'activités.
Vous êtes disponible, adaptable, et participez à l'organisation du guichet unique. Vous possédez le sens du service public.

Monsieur le maire
Direction des Ressources Humaines
BP 20319-17107 SAINTES CEDEX
[e-mail]

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 01/09/2025

Responsable du service population

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