Un·e Gestionnaire Administratif·ve Commission Départementale des Admissions Aide Sociale à l’En[...]

Conseil Départemental des Pyrénées-Orientales; Perpignan; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale à Perpignan recrute un Gestionnaire Administratif·ve pour la Commission Départementale des Admissions Aide Sociale à l’Enfance. Le candidat idéal devra organiser des réunions, vérifier des dossiers et assurer la traçabilité des admissions. Nous recherchons une personne rigoureuse, autonome, possédant une bonne maîtrise des outils bureautiques et une capacité d’adaptation dans un environnement administratif dynamique.

Prestations

Travail sécurisé dans le secteur public

Opportunités de formation continue

Qualifications

• Diplôme requis en lien avec l’administratif.
• Expérience souhaitée dans le domaine social ou médico-social.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication.

Responsabilités

• Assurer l'organisation administrative des demandes d’admission.
• Vérifier et diffuser les relevés de décision.
• Participer à l'analyse de l’offre d’accueil.

Connaissances

Capacité d’adaptation

Rigueur

Communication écrite

Organisation

Autonomie

Formation

Diplôme d'État requis

Outils

Libre Office

WebASE

Description du poste

• Un·e Gestionnaire Administratif·ve Commission Départementale des Admissions Aide Sociale à l’Enfance 25/116

Publié le 7 August 2025

Ref : N°25/116 – Date limite : 17 septembre 2025 – (cadre d’emploi : Adjoint administratif − catégorie C / Filière administrative) au sein du Pôle des Solidarités / Direction Enfance-Famille / Unité Protection de l’Enfance. Poste basé à Perpignan à la Direction Enfance-Famille.

Sous l’autorité du Responsable de service Aide Sociale à l’Enfance et en lien fonctionnel avec le chargé de mission de la Commission Départementale des Admissions Aide Sociale à l’Enfance.
En lien étroit avec les services de la Maison Sociale de Proximité (référent Aide Sociale à l’Enfance et Responsable d’Équipes Sociale et Médico-Sociale, et agents administratifs) et de la Direction Enfance Famille (inspecteurs, gestionnaires Aide Sociale à l’Enfance) de l’Aide Sociale à l’Enfance.

L’agent·e devra:
• Assurer l’organisation administrative, logistique et documentaire des demandes d’admission et de l’instance, ; les établissements d’accueil et les partenaires institutionnels ;
• Veiller à la vérification des dossiers uniformisés, au bon déroulement des réunions, à la rédaction et à la diffusion des relevés de décision, ainsi qu’au suivi des orientations validées par la commission ;
• Participer à la saisie relative l’analyse de l’offre d’accueil.
Garant·e de la traçabilité, du respect des délais et de la confidentialité, il/elle contribue activement à la fluidité des processus d’admission et à la lisibilité de l’offre d’accueil départementale, dans le cadre des objectifs de structuration et de pilotage définis par l’Aide Sociale à l’Enfance et la Direction Enfance Famille.

Missions Principales:
1/Préparation, organisation et réception des dossiers d’admission et de la commission
• Planification des séances de la Commission Départemental des Admissions en lien avec le responsable ;
• Réception, vérification et mise en forme des dossiers uniformisés (Maisons Sociales de Proximité et établissements) ;
• Appui à la priorisation et la coordination des demandes ;
• Lorsque nécessaire, appui logistique aux réunions : accueil, listes de présence, relevés, suivi des supports ;
• Préparation des ordres du jour, convocations, et réservations de salles.

2/Traitement administratif et suivi
• Rédaction et diffusion des relevés de décision et comptes rendus ;
• Mise à jour des tableaux de bord (flux d’orientation, disponibilités d’accueil…) ;
• Alimentation des outils métiers (WebASE, tableaux des mesures, etc.) ;
• Archivage et classement des dossiers de la Commission Départemental des Admissions ;
• Assurer la traçabilité et lisibilité des demandes.

3/Appui à la coordination de l’offre d’accueil
• Saisie et mise à jour des disponibilités d’accueil dans les outils de suivi ;
• Centralisation des retours des établissements et services territoriaux ;
• Transmission des décisions aux professionnels Aide Sociale à l’Enfance et partenaires concernés ;
• Interface fonctionnelle entre les services Aide Sociale à l’Enfance, les établissements et les partenaires.

Activités ponctuelles:
* • Organisation de commissions ad’hoc (situations urgentes ou complexes);
* • Appui à l’organisation d’instances complémentaires (réunions, synthèses, présentations…);
• Participation à l’évaluation des outils de suivi, procédures internes ;
• Aide au traitement statistique des données (bilans, rapports d’activité CDA, etc.) ;
• Accueil téléphonique et physique des partenaires ;
• Intégrant le pool des agents administratifs du service Aide Sociale à l’Enfance, la gestionnaire administrative peut venir en appui de ses collègues de façon occasionnelle sans dégrader l’exercice de ses propres missions.

Contraintes liées au poste:
• Travail sur des éléments confidentiels et sensibles ;
• Disponibilité avec les partenaires ;
• Respect de délais contraints liés au calendrier et aux urgences ;
• Réunions.

Moyens mis à disposition:
• Outils informatiques : ordinateur, imprimante, scanner, téléphonie
• Logiciels : Libre Office, ZIMBRA, , webase.

Relations fonctionnelles:
• Relations internes
• Inspecteurs Aide Sociale à l’Enfance ;
• Équipe Aide Sociale à l’Enfance territoire : référents et Responsable d’Équipes Sociale et Médico-Sociale (RESMS) ;
* Tarificateur ;
* Service juridique ;
* Inspection et contrôle des établissements ;
* Observatoire Départemental de la Protection de l’Enfance ;
* Équipes administratives et techniques Maison Sociale de Proximité ;
* Direction Enfance Famille.
• Relations externes
* Établissements Aide Sociale à l’Enfance (Maisons d’Enfants à Caractère Social, Lieux de Vie et d’Accueil, Séjour de rupture…)
◦ Dynamique associative locale (réseau associatif).

Savoirs:
* • Connaissance du fonctionnement de l’Aide Sociale à l’Enfance et de la protection de l’enfance;

* • Connaissance de l’organisation administrative d’une collectivité territoriale;
* • Notions de base sur les Établissements Sociaux/Médico-Sociaux (ESMS);
* • Maîtrise des outils bureautiques (libre office) et logiciels métiers.

Savoirs-faire:
• Compétences de communication écrite et orale ;
• Rédiger des documents administratifs clairs et fiables (relevés, tableaux…) ;
• Organiser et hiérarchiser les priorités dans un calendrier contraint ;
• Analyse des documents et archivage ;
• Utiliser des outils de suivi partagés (tableaux Excel, plateformes internes)
• Travailler en lien avec différents interlocuteurs ;
• Respecter les procédures, les délais, et la confidentialité.

Savoirs-être:
• Capacité d’adaptation à des contextes changeants ;
• Aisance relationnelle ;
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie ;
• Qualités humaines et discrétion ;
• Respect du secret professionnel / Écoute / Implication ;
• Sens du service public.

Précision de fonctionnement de la Commission Départemental des Admissions:
La Commission Départementale des Admissions (CDA) n’est pas une instance de débat ou de délibération. C’est un outil de régulation technique et administratif destiné à organiser la gestion des admissions dans le dispositif de l’Aide Sociale à l’Enfance, en fonction des besoins identifiés et de la capacité d’accueil des établissements.
Les situations sont donc principalement instruites en amont par les professionnels référents de la situation (référent Aide Sociale à l’Enfance et Responsable d’Équipes Sociale et Médico-Sociale et inspecteurs), et la commission formalise les décisions d’orientation sur la base des éléments transmis au travers le référentiel commun. Toutefois (hors commission Ad’hoc), certaines situations complexes, sensibles ou sans solution immédiate peuvent faire l’objet d’échanges ciblés en séance, à l’initiative du responsable de la Commission Départemental des Admissions ou des services concernés.

Les objectifs de la Commission Départemental des Admissions visent à :
• Prioriser les demandes d’orientation transmises par les services Aide Sociale à l’Enfance ;
• Coordonner les décisions en fonction de l’offre d’accueil disponible ;
• Garantir la traçabilité et la lisibilité des orientations à l’échelle départementale ;
• Analyser l’offre en vue d’évolution et d’adaptation.

Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV + dernier arrêté et diplôme) sous la référence N°25/116 avant le 17 Septembre 2025 à: [e-mail] ou par courrier à: Département des Pyrénées-Orientales – Direction des Ressources Humaines – Hôtel du Département – 24, Quai Sadi Carnot – 66906 PERPIGNAN CEDEX.
Pour tout renseignement, contacter Monsieur Mickaël GRIMALT, Responsable de service Aide Sociale à l’Enfance au 04.68.86.69.60 ou Monsieur Pierre MARTY, Chargé de mission commission départementale admission au 04.68.85.86.43.

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