UN(E) EMPLOYÉ ADMINISTRATIF ET D’ACCUEIL H / F)

MAIRIE AIX EN PROVENCE; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

La Mairie d'Aix-en-Provence recherche un(e) Gestionnaire d'accueil pour assurer la gestion des courriers et l'accueil des usagers à l'Hôtel de Ville. Ce poste demande une bonne maîtrise des outils informatiques, un sens aigu du service public et une capacité à gérer les demandes des administrés avec rigueur et autonomie. La rémunération statutaire est assortie de primes et d'avantages sociaux.

Prestations

Tickets restaurant

Primes sociales

Prime vacances

Qualifications

• Possession du permis B.
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques.
• Connaissance idéale du logiciel MAARCH.

Responsabilités

• Gestion des courriers entrants et sortants.
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
• Réception des doléances et enregistrement des réclamations.

Connaissances

Autonomie

Disponibilité

Rigueur

Esprit de synthèse

Sens du service public

Outils

Maarch

Description du poste

Ville d’eau, ville d’art, ville judiciaire, ville universitaire, Aix-en-Provence compte de nombreux atouts naturels et historiques incarnant l’art de vivre en Provence, socle de son attractivité nationale et internationale. Avec près de 150 000 habitants, et située au pied de la montagne Sainte-Victoire, Aix-en-Provence appartient à la région Provence-Alpes-Côte d’Azur et forme avec 35 autres communes le pays d’Aix au sein de la Métropole Aix-Marseille Provence.

Vous participez aux activités de l’accueil général de l’Hôtel de Ville, du standard et du bureau du courrier, au sein du Service Démocratie Participative et Relations aux Usagers.

Assurer la gestion des courriers entrants et sortants

Vous triez et orientez les courriers vers les différents services et directions.

Vous enregistrez le courrier dans Maarch.

Vous assurez la traçabilité des colis et des Chronoposts, à l’arrivée comme au départ.

Vous affranchissez tous les types de courriers.

Vous distribuez les courriers internes ainsi que ceux destinés aux élus.

Vous préparez les tournées du vaguemestre (matin et après-midi).

Vous gérez les contacts dans le logiciel Maarch.

Vous distribuez la presse quotidienne.

Assurer l’accueil physique des usagers

Vous accueillez, orientez et renseignez le public, à l’accueil physique comme par téléphone.

Vous réceptionnez les doléances et enregistrez les réclamations des usagers.

Vous enrichissez la base de contacts et les données utiles.

Assurer l’accueil téléphonique des usagers

Vous répondez aux appels des usagers.

Vous apportez des réponses de premier niveau aux administrés.

Vous orientez les appels vers les services concernés.

Vous saisissez les indicateurs de suivi de l’activité.

Vous possédez le permis B.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques.

Vous connaissez idéalement le logiciel MAARCH.

Vous avez l’esprit de synthèse.

Vous savez gérer votre temps.

Vous connaissez les services de la Ville et l’environnement institutionnel.

Vous avez une bonne élocution.

Vous êtes autonome, disponible, courtois(e), discret(e) et rigoureux(se).

Vous avez le sens du travail en équipe et le sens du service public.

Cycle de travail : 37h30 semaine - 7h30 par jour

Plage horaire 8h00 -16h30 avec une pause méridienne d’une heure ou 8h30-17h00 avec une pause méridienne d’une heure. Le planning est fourni 15 jours avant

Lieu d’affectation : Hôtel de Ville

Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime «vacances» + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.

Adresser votre candidature avant le 04 / 09 / 2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d’un mois après cette date

Informations complémentaires

Laura PRIETO PÉREZ Gestionnaire recrutement 04 88 71 84 48

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Une Administratif Et • Aix-en-Provence, France