Un.e assistant.e pour sa Direction générale adjointe Ressources et moyens

cdg69; Paris; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale à Paris recherche un.e assistant.e pour la Direction générale adjointe Ressources et moyens. Vous soutiendrez les équipes dans la gestion des activités et la documentation. Le candidat idéal a une formation administrative, maîtrise les outils numériques, et a une bonne connaissance des collectivités territoriales. Ce poste propose un contrat à durée déterminée de 9 mois.

Prestations

Télétravail possible

Remboursement de transport jusqu'à 75%

Tickets restaurant

Qualifications

• Expérience en assistanat dans un environnement public ou administratif appréciée.
• Aisance avec les outils de planification et de suivi.
• Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.

Responsabilités

• Apporter un soutien dans la gestion des activités de la Direction générale adjointe.
• Gérer l'agenda de la Directrice générale adjointe.
• Participer à l'optimisation des processus documentaires.

Connaissances

Connaissances des collectivités territoriales

Techniques d'assistanat de direction

Maîtrise du Pack Office

Capacité à travailler de manière autonome

Formation

Formation administrative ou équivalent

Outils

CIRIL

Description du poste

Un.e assistant.e pour sa Direction générale adjointe Ressources et moyens, Paris

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi La Direction générale adjointe Ressources et moyens (DGARM) décline les orientations stratégiques et pilote les politiques en termes de ressources humaines, financières, juridiques, informatiques et d’administration générale. Elle accompagne au quotidien les équipes, activités et projets du Syctom en lien avec le projet stratégique « Horizon 2050 », qui définit des orientations communes afin que le Syctom accompagne le territoire dans ses ambitions de développement durable. Missions / conditions d'exercice Sous la supervision de l'adjointe à la Directrice générale adjointe et dans le cadre d’un remplacement, vous apportez un soutien précieux dans la gestion et l'organisation des activités de toutes les directions faisant partie de la Direction générale adjointe : la Direction des Ressources humaines et des moyens généraux, la Direction des Finances, la Direction des Affaires juridiques et des achats, ainsi que la Direction des Systèmes d'information et la Référente QVT.
Vous accompagnez la Directrice générale adjointe et son adjointe (gestion de l’agenda, interface avec les différents interlocuteurs, rédaction des comptes-rendus, organisation des déplacements …).
Vous êtes impliqué∙e dans les activités administratives et logistiques des directions de la Direction générale adjointe (préparation des réunions, organisation des instances, saisie de courriers notamment). Vous apportez votre soutien administratif aux projets menés par les diverses directions constituant la Direction générale adjointe Ressources et moyens.

Vous êtes responsable de la gestion de la documentation du Syctom : depuis l'identification des besoins, l'élaboration du budget, la saisie des bons de commande, jusqu'au contrôle des factures et à la mise à disposition des revues et abonnements auprès des services. En tant que contact privilégié∙e, vous êtes ainsi chargé∙e d'interagir avec toutes les directions concernant les demandes d'abonnement et de revues. De plus, vous êtes également en relation avec les fournisseurs pour gérer leurs demandes de devis, résoudre les problèmes (comme l'accès ou les factures incorrectes) et traiter les réclamations.

Vous participez, en suppléance de la Chargée d’accueil, à la gestion du courrier. Profils recherchés Vous aspirez à participer à l'optimisation des processus et des instruments documentaires. Vous aspirez à relever de nouveaux défis au sein d'une direction générale en plein dynamisme.

Vous avez de bonnes connaissances des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales.

Vous maîtrisez des techniques d'assistanat de direction et des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire. Vous êtes à l’aise avec les tableaux de bord, et outils de planification et de suivi, comptes rendus.

Vous maîtrisez de l'ensemble des outils du Pack Office et d’un logiciel de gestion comptable (le Syctom utilise CIRIL) et les procédures administratives.

Vous suivez des directives de travail, vous êtes tenu∙e à la confidentialité et à la discrétion, et votre aptitude à établir des priorités est reconnue. Vous possédez un esprit d'initiative et êtes capable de travailler de manière autonome.

Le Syctom

Facilite l’organisation des temps :
Cycle de travail hebdomadaire de 39 h 30 (25 CA et 25 RTT) ou de 37 h 30 (soit 25 CA et 15 RTT)
Possibilité de télétravailler

Participe aux frais :
de télétravail avec l’allocation forfaitaire de télétravail (aux montants maximum permis dans la fonction publique)
de restauration : accès au Restaurant Inter Entreprise du siège du Syctom (prise en charge du Syctom à hauteur de 6, 31 €) et attribution de tickets restaurant pour les jours de télétravail (d’une valeur de 11, 95 €)

Encourage les déplacements les plus écologiques :
Remboursement de votre abonnement de transport à hauteur de 75%.

Nos bureaux sont situés dans l’Immeuble Kadence au 86 rue Regnault – 75013 Paris (accès par les lignes 7 et 14 du métro, le Tram T3a, le RER C).

Ils sont modernes, avec des espaces de travail collectif et de convivialité (déjeuner, jardin).

Adresser curriculum vitae et lettre de motivation (obligatoire).

Recrutement par voie contractuelle
(cadres d’emplois des Adjoints administratifs et des Rédacteurs territoriaux).
CDD de 9 mois, dans le cadre d’un remplacement.
Poste à pourvoir dès que possible .