Un(e) assistant(e) de direction

Le Gapas propose diverses formes d’accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L’Ile-de-France. Sa raison d’être est de développer des solutions pour que les personnes en situation de handicap soient pleinement épanouies dans une société juste, inclusive, reconnaissante et équitable, au même titre que tout citoyen. Le Gapas agit en faveur de l’autodétermination des personnes en situation de handicap et d’une réponse accompagnée pour tous.

Présentation de l'établissement

Le service Direction Générale regroupe des fonctions supports (finances, RH, systèmes d’information, communication, qualité, développement, développement durable…) œuvrant pour toute l’association, aux côtés des directions d’établissement.

Collaborateur, -trice direct(e) du Directeur Général, l’Assistant(e) de Direction l’assiste dans ses missions et participe au bon fonctionnement des services de la Direction Générale. Il(elle) travaille en coopération avec l’ensemble des professionnels de la Direction Générale et est en interaction régulière avec les directeurs des établissements du Gapas.

Plus précisément, il / elle est chargé(e) de :

Secrétariat du siège :

• Assurer la gestion du standard de l’association, du courrier entrant / sortant et de la messagerie électronique ;
• Effectuer les travaux de secrétariat divers à la demande des services de la DG ;
• Accompagner le DG dans la gestion de son agenda, la préparation de ses réunions et la signature des différents documents ;

Être l’interlocuteur-trice sur les sujets relatifs aux services généraux (commande de fournitures, relation copropriété et prestataires extérieurs) ;

• Effectuer les formalités d’identification, d’immatriculation ou de modification des structures (répertoire national des associations, répertoire SIRENE…) ;
• Enregistrer l’ensemble des documents relatifs aux établissements (agréments, autorisations de fonctionnement, numéros FINESS…) ;
• Organiser les conseils d’administration et assemblées générales (planification, convocations, ordres du jour, procès-verbaux, déclarations obligatoires…) ;

Tenir la base des documents réglementaires officiels (Statuts, conseil d’administration, base des FINESS, SIRET, les comptes certifiés de chacune des structures juridiques, les budgets prévisionnels, etc.).

• Accompagner le DG et la DRH dans l’animation du dialogue social : planification et organisation des réunions, suivi des mandats, dépôt des accords d’entreprise… ;
• Contribuer à l’élaboration du DUERP de la DG, du bilan et du programme SSCT ;
• Assurer la gestion administrative du personnel : contractuel, formalités d’embauche, suivi médical, gestion des absences, réponse aux questions des professionnels ;
• Organiser les entretiens individuels, notamment professionnels ;

Contribuer à la gestion administrative et financière des formations : recueil des besoins, actualisation du plan de développement des compétences, suivi administratif, demande de prise en charge et de remboursement.

Vous êtes issu(e) d’une formation de niveau bac+2 en assistanat de direction et disposez d’une expérience similaire d’au moins cinq ans.

Vous avez de bonnes connaissances de l’environnement juridique des associations loi 1901 et des établissements médico-sociaux, ainsi que du cadre réglementaire en matière de droit social.

A l’aise avec les outils bureautiques, dont Office 365, vous êtes capable d’assurer une collecte d’information, de la synthétiser, de la communiquer et d’élaborer tout type de documents professionnels.

Facilitateur, -trice dans les échanges, la circulation de l’information, vous aimez le travail en équipe et avez un intérêt pour le travail coopératif.

Vous vous démarquez par votre agilité, vous permettant d’anticiper et vous adapter aux nouvelles situations.

Vous vous reconnaissez dans cette description et les missions proposées correspondant à vos attentes ?

Alors rejoignez-nous et participez, à votre niveau, à l’amélioration de l’accompagnement des personnes en situation de handicap accueillies en travaillant aux côtés de l’ensemble des services de la Direction Générale.