Un(e) agent(e) administratif(ve) à la Direction des Moyens Administratifs et Vie des Quartiers

cdg69; Grand Est; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un adjoint administratif pour assurer diverses formalités administratives et l'accueil du public. Le candidat idéal doit avoir un niveau Bac, une expérience dans le secteur, et des compétences en service public et bureautique. Ce poste propose un contrat de travail complet et est ouvert aux contractuels.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un poste similaire.
• Connaissance du cadre réglementaire des CNI, passeports et code civil.
• Maîtrise de l’outil bureautique et logiciels dédiés.

Responsabilités

• Informer et orienter les usagers dans leurs démarches administratives.
• Exécuter les formalités administratives de Population et de l’Etat Civil.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique du public.

Connaissances

Sens du service public

Écoute

Esprit d’équipe

Bonnes qualités rédactionnelles

Capacité à gérer l’agressivité

Formation

Niveau Bac

Outils

MELODIE

REQUIEM

ADAGIO

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

• Informer et orienter les usagers dans le cadre de leurs démarches administratives ;
• Exécuter les formalités administratives relevant de la Population et de l’Etat Civil ;
• Assurer certaines obligations d’Officier d’Etat Civil par délégation ;
• Assurer l’accueil téléphonique et physique du public.

Missions / conditions d'exercice

Activités techniques liées à la population :

• Recueil et suivi des dossiers de demandes de CNI et passeports biométriques ;
• Délivrance des attestations d’accueil ;
• Inscription et sur les listes électorales ;
• Recensement citoyen ;
• Légalisation de signatures ;
• Copies certifiées conformes de documents administratifs ;
• Délivrance de divers certificats (de vie, composition de famille, etc.).

En lien avec les fonctions d’officier d’Etat Civil par délégation :

• Réception des déclarations de naissance, de décès, d’enfants sans vie, de reconnaissance d’enfants ;
• Traitement des demandes de changements de nom et de prénom ;
• Transcription et mention en marge de tous actes ou jugements sur les registres de l’état civil ;
• Établissement des actes relatifs aux déclarations ci-dessus mentionnées ;
• Délivrance de toutes copies et extraits des actes dressés ;
• Rectification administrative des actes.

En lien avec les formalités administratives :

• Pour un décès : préparation des autorisations de fermeture de cercueil ;
• Pour un mariage : réception et vérification des pièces, publication des bans, préparation de la cérémonie, assistance lors de la cérémonie, préparation de l’acte de mariage ;
• Pour un PACS : réception, vérification, assistance lors de la cérémonie, préparation du récépissé, enregistrement au guichet.

En lien avec l’accueil :

• Accueil physique et téléphonique du service Etat Civil/Population et remplacement ponctuel à l’accueil général de l’Hôtel de Ville.

Spécificités du poste

• Permanences ponctuelles le samedi matin et après-midi (mariages).

Profils recherchés

• Grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux ;
• Niveau Bac ;
• Expérience souhaitée dans un poste similaire ;
• Connaissance du cadre réglementaire des CNI, passeports, du code civil, législation funéraire ;
• Maîtrise de l’outil bureautique et logiciels dédiés (MELODIE, REQUIEM, ADAGIO…) ;
• Sens du service public, écoute, accueil, esprit d’équipe ;
• Bonnes qualités rédactionnelles ;
• Capacité à gérer l’agressivité et les comportements liés aux mécontentements.