Un-e Agent administratif - Cabinet du Maire (F/H)

TN France; Nouvelle-Aquitaine; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public dynamique recherche un agent administratif pour rejoindre son équipe. Ce rôle essentiel implique la gestion des dossiers administratifs, l'accueil des usagers et l'organisation d'événements en collaboration avec les élus. Vous serez au cœur des opérations administratives, garantissant la fluidité des processus et le respect des procédures. Si vous êtes organisé, autonome et avez un excellent sens relationnel, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée et contribuez à la vie de votre collectivité.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans le domaine administratif.
• Notions sur le fonctionnement des collectivités territoriales.

Responsabilités

• Gérer les dossiers administratifs et assurer leur mise à jour.
• Accueillir et orienter les agents et usagers.
• Participer aux événements organisés par le Cabinet du Maire.

Connaissances

Outils bureautiques (Word, Excel)

Organisation

Autonomie

Qualités relationnelles

Dynamisme

Rigueur

Adaptabilité

Formation

Formation de niveau V

Description du poste

Un-e Agent administratif - Cabinet du Maire (F/H), Gironde

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter une personne non lauréate d’un concours de la fonction publique, notamment pour le grade d'entrée de catégorie C, permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Directrice du Cabinet, et la hiérarchie directe de la Responsable de proximité, l’agent administratif assure le traitement et la gestion des dossiers du service dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

Missions / Conditions d'exercice

• Traiter et tenir à jour des dossiers, rédiger et saisir des documents administratifs, gérer et actualiser des bases d’information, saisir des données informatiques.
• Assurer la gestion des agendas des élus (réunions), en tenant compte des priorités administratives, politiques et des urgences quotidiennes.
• Accueillir, informer et orienter les agents, hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.
• Participer aux événements portés par le cabinet du maire (réunions, notes de service, soutien logistique), en lien avec la direction du cabinet.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique quotidien, y compris en 2ème niveau si nécessaire, en relation avec les usagers.
• Déclarer les incidents informatiques auprès du CAN de Bx Métropole concernant les ordinateurs attribués aux élus.
• Assurer la liaison avec les interlocuteurs internes et externes de la collectivité.
• Mettre à jour des documents administratifs réglementaires : délibérations, arrêtés, compositions d’instances.
• Effectuer une veille interne et locale pour suivre les manifestations et répondre aux questions relatives à la présence des élus (protocole, horaires, besoins particuliers).
• Participer ou contribuer aux événements organisés par le Cabinet du Maire.
• Assurer une veille dans la GED, suivre et évaluer les signalements et demandes des usagers.

Profils recherchés

• Formation de niveau V et expérience souhaitée dans le domaine.
• Notions sur le fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
• Capacités d’organisation, méthode, autonomie.
• Solides qualités relationnelles, sens du travail en équipe.
• Dynamisme, rigueur et adaptabilité.