UN(E) AGENT ADMINISTRATIF & ADMINISTRATION DES VENTES (H/F)

Papillons Blancs en Champagne; Tinqueux; On-site; EUR 18,000 - 21,000; Part time

Job summary

Papillons Blancs en Champagne recherche un Agent Administratif - Administration des Ventes (H/F) en CDD 6 mois à 0.5 ETP pour l’établissement ESAT Les Ateliers de la Forêt à Tinqueux et Pouillon.

Vous collecterez les éléments de facturation, contrôlerez les données et produirez des tableaux de bord tout en assurant le suivi des paiements et des relances amiables.

Qualifications

• Diplôme de niveau 4 minimum, idéalement en gestion administrative, comptabilité ou gestion commerciale.
• Connaissance opérationnelle de la comptabilité générale et du cycle clients.
• Maîtrise d'Excel et des logiciels de facturation et de gestion.
• Capacité à analyser les écarts, contrôler les données et produire des tableaux de bord.
• Rigueur, autonomie et sens du travail en équipe dans le secteur médico-social.

Responsibilities

• Collecter les éléments nécessaires à la facturation et en contrôler la complétude.
• Veiller à la concordance entre devis, bons de commande, bons de livraison, prestations réalisées et conditions tarifaires.
• Préparer, établir et transmettre les factures selon les échéances et procédures en vigueur.
• Tenir à jour les données clients, enregistrer et suivre les règlements, identifier les retards, écarts et impayés.
• Mettre en œuvre des relances graduées, tracer les échanges et contribuer au recouvrement amiable des créances.
• Traiter les réclamations et litiges de facturation en lien avec les équipes concernées, tout en préservant la relation client.
• Produire et actualiser les tableaux de bord de facturation, chiffre d’affaires, encours, échéances, relances et règlements.
• Alerter la direction sur les risques de non-recouvrement et les anomalies susceptibles d’affecter la trésorerie.
• Contribuer, pendant le CDD, à la formalisation et à l’amélioration des procédures d’administration des ventes.
• Apporter, si nécessaire, un appui administratif sans compromettre les priorités de facturation et de recouvrement.
• Tenir à jour le registre du personnel et les documents de mise à disposition du matériel.
• Collecter et transmettre les variables de paie concernant les travailleurs de l’établissement.
• Suivre la gestion des effectifs des travailleurs : aide au poste, taux de présence et formalités de sortie.
• Mettre à jour les listes et coordonnées des contacts et partenaires institutionnels.

Skills

Gestion administrative

Comptabilité générale

Facturation

Recouvrement amiable

Excel

Logiciels de facturation

Gestion

Analyse des données

Travail en équipe

Education

Niveau 4 minimum (BAC+2)

BTS Gestion de la PME

BTS Comptabilité et Gestion

Tools

Excel

Logiciels de facturation

Logiciels de comptabilité

MS Office

Job description

L’Association Papillons Blancs en Champagne, association parentale qui gère et anime des établissements et services pour l’accompagnement d’enfants, d’adolescents et d’adultes en situation de handicap - déficience intellectuelle et polyhandicap -

AGENT ADMINISTRATIF - ADMINISTRATION DES VENTES (H/F)

Poste en CDD d’une durée de 6 mois – 0.5 ETP

Pour l’établissement ESAT Les Ateliers de la Forêt, situé à TINQUEUX et POUILLON

Vos missions

• Collecter les éléments nécessaires à la facturation et en contrôler la complétude.
• Veiller à la concordance entre devis, bons de commande, bons de livraison, prestations réalisées et conditions tarifaires.
• Préparer, établir et transmettre les factures selon les échéances et procédures en vigueur.
• Tenir à jour les données clients, enregistrer et suivre les règlements, identifier les retards, écarts et impayés.
• Mettre en œuvre des relances graduées, tracer les échanges et contribuer au recouvrement amiable des créances.
• Traiter les réclamations et litiges de facturation en lien avec les équipes concernées, tout en préservant la relation client.
• Produire et actualiser les tableaux de bord de facturation, chiffre d’affaires, encours, échéances, relances et règlements.
• Alerter la direction sur les risques de non-recouvrement et les anomalies susceptibles d’affecter la trésorerie.
• Contribuer, pendant le CDD, à la formalisation et à l’amélioration des procédures d’administration des ventes.
• Apporter, si nécessaire, un appui administratif sans compromettre les priorités de facturation et de recouvrement.
• Activités administratives complémentaires
• Tenir à jour le registre du personnel et les documents de mise à disposition du matériel.
• Collecter et transmettre les variables de paie concernant les travailleurs de l’établissement.
• Suivre la gestion des effectifs des travailleurs : aide au poste, taux de présence et formalités de sortie.
• Mettre à jour les listes et coordonnées des contacts et partenaires institutionnels.

Type de contrat / Horaires :

• Contrat à Durée Déterminée de 6 mois.
• Temps partiel : 0.5 ETP soit 17h30 hebdomadaire.

Eléments complémentaires :

Salaire de début : 1 729,65 €

Le salaire sera défini selon le profil et l’ancienneté, dans le cadre la convention collective du 15 mars 1966

Date de prise de poste souhaitée: 01 décembre 2026

Profil recherché

• Diplôme de niveau 4 minimum, idéalement en gestion administrative, comptabilité ou gestion commerciale. Un BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité et Gestion ou équivalent sera apprécié.
• Connaissance opérationnelle de la comptabilité générale, du cycle clients, des règles de facturation, du suivi des règlements et du recouvrement amiable.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et des logiciels de facturation, de comptabilité et de gestion.
• Capacité à contrôler la cohérence des données, analyser les écarts, prioriser les échéances et produire des tableaux de bord fiables.
• Qualités attendues : rigueur, fiabilité, organisation, autonomie, réactivité, discrétion, diplomatie et fermeté adaptée.
• Aisance dans le travail en équipe et intérêt pour le secteur médico-social et l’accompagnement des personnes en situation de handicap.