Un coordinateur ou une coordinatrice de gestion administrative et aide au pilotage

Un coordinateur ou une coordinatrice de gestion administrative et aide au pilotage, Vienne

Vienne, France

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s): Ouvert aux contractuels, Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail: Temps complet

Management: Non

Descriptif de l'emploi

La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité. Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.

Nous recherchons Un coordinateur ou une coordinatrice de gestion administrative et aide au pilotage auprès de l’Unité Egalité vie associative solidaire Poitiers du Service Egalité, Vie Associative, Solidarité de la Direction Sports, Egalité, Vie Associative du Pôle Education Citoyenneté – Site de Poitiers.

Missions principales

Au sein du Pôle Education et Citoyenneté, la Direction Sport, Vie associative et Egalité accompagne le monde associatif, qui compte plus de 1 200 000 bénévoles sur le territoire régional. Elle conforte l’engagement collectif et renforce les ressources nécessaires à la mise en œuvre de leur projet associatif.

Le-la Coordinateur-trice de gestion administrative et aide au pilotage aura pour missions :

1. Assurer la gestion des activités administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement du service.
2. Être référent-e et garant-e des procédures et des délais liés à l'activité administrative du service.
3. Concevoir et mettre en œuvre des outils d'animation du collectif.

Activités principales

Gestion et coordination de l'activité administrative :

1. Réaliser et coordonner les procédures administratives du service.
2. Réaliser, adapter des tableaux de bord communs de suivi de l'activité du service.
3. Être référent-e des outils et applications Mes démarches en Nouvelle-Aquitaine, ASUR, Guide des aides, Tabasco, PLACIDO.
4. Assurer la bonne circulation de l'information et la transmission des procédures en interne.
5. Garantir la conformité et le suivi des documents administratifs sortants du service.

Gestion logistique et communication :

1. Réaliser et coordonner les procédures d'organisation de réunions, conférences, webinaires.
2. Assister la cheffe de service dans l'organisation de ces évènements.
3. Coordonner l'actualisation des documents d'information à usage externe.
4. Réaliser et mettre en œuvre des outils d'animation collectives à l'aide de Microsoft 365.

Activités secondaires et/ou ponctuelles

1. Instruire des demandes de paiement de subventions dans Mes Démarches en Nouvelle Aquitaine.
2. Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin.

Spécificités du poste

Encadrement: non

Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative.

Profils recherchés

Savoirs :

1. Principaux textes législatifs et règlementaires relatifs à son domaine d’intervention.
2. Politiques régionales/publiques dans la-les thématiques d’intervention.
3. Procédures de gestion administrative de la collectivité.
4. Outils Microsoft 365.
5. Applications métiers de la collectivité.
6. Techniques rédactionnelles.

Savoir-faire :

1. Assurer la transmission d'informations.
2. Gérer l’information (classement, archivage).
3. Rendre compte de son activité et alerter sur des situations à risques.
4. Adapter sa communication, accompagner et conseiller différents interlocuteurs.
5. Elaborer et suivre des tableaux de bord.
6. Travailler en équipe et en transversalité.

Savoir-être :

1. Autonomie et force de proposition.
2. Rigueur et méthode.
3. Rapidité, fiabilité et qualité du travail produit.
4. Gestion des priorités et respect des délais.
5. Disponibilité.
6. Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
7. Écoute et pédagogie.