Un assistant ou une assistante des Services territoriaux (75/95) 493-25

Un assistant ou une assistante des Services territoriaux (75/95) 493-25, Seine-Saint-Denis

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions si aucune candidature de fonctionnaire n’a abouti. La durée du contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu’à six ans. Il est possible de recruter une personne non lauréate d’un concours de la fonction publique, notamment pour le grade d’entrée de catégorie C, recruté directement sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Management : Non

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la directrice du patrimoine et de la maintenance, vous assurez l'assistance administrative des services techniques territoriaux (chefs de service, ingénieurs et techniciens).

Missions / conditions d'exercice

1. Secrétariat des services techniques territoriaux :

• Gérer l'accueil physique et téléphonique (prise de message, orientation).
• Organiser et préparer les réunions/rendez-vous : prise de rendez-vous, préparation des dossiers, réservation des salles, rédaction des comptes-rendus.
• Gérer le courrier en lien avec les assistantes DGA : réception, transmission, suivi, mise en forme.
• Réaliser des travaux bureautiques : prise de notes, saisie et mise en forme de documents.

• Assurer la prise en main des outils de gestion informatique (ELISE, autres outils régionaux).
• Informer les équipes sur la complétude des tableaux de recensement et de suivi technique et financier.

• Hygiène et conditions de travail : équipements, aménagement des espaces, archivage.

• Suivi et coordination des frais, commandes de matériel.

• Assurer la continuité du service en cas d'absence d'autres assistants, en période de congé ou d'absence.

Profils recherchés

• Connaissance des règles de correspondance administrative, circuits administratifs, techniques de classement et d'archivage.
• Maîtrise des règles de rédaction administrative, syntaxe, grammaire, orthographe, outils informatiques et bureautiques.
• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité locale et de son environnement institutionnel.
• Savoir comprendre et appliquer une procédure, informer sa hiérarchie en cas d'anomalie.
• Savoir réaliser la saisie de documents divers, organiser son travail, gérer les priorités.
• Compétences en informatique : maîtrise de Word, Excel, Outlook, logiciels régionaux.
• Savoir faire preuve de discrétion, gérer les situations d'urgence, faire preuve de rigueur et d'organisation.