Un Assistant ou une Assistante de gestion déplacement

Region Ile de France; Saint-Ouen-sur-Seine; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

La Région Ile de France recherche un(e) Assistant(e) de gestion pour soutenir l'organisation des missions des élus. Ce poste implique la gestion administrative des frais de déplacement, la tenue de dossiers, ainsi que le suivi des budgets et des documents associés. Le candidat idéal fera preuve de rigueur, de méthode, et sera capable de travailler en équipe tout en respectant la confidentialité des informations traitées.

Qualifications

• Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Capacité à rédiger des mails et notes simples.
• Respect de la confidentialité des dossiers traités.

Responsabilités

• Prépare et organise les missions des élus et des agents régionaux.
• Assure le contrôle, traitement et mise en paiement des états des frais de déplacement.
• Renseigne et met à jour les tableaux de reporting d'activité.

Connaissances

Connaissances en budget et comptabilité

Maîtrise du pack Office

Capacité à travailler en équipe

Rigueur et méthode

Description du poste

Un Assistant ou une Assistante de gestion déplacement, Saint-Ouen

Region Ile de France

PRÉPARE ET ORGANISE LES MISSIONS DES ÉLUS ET DES AGENTS RÉGIONAUX

Met en œuvre les missions des élus et des agents via le prestataire sous marché public (demandes d'horaires, de trajets, demandes de devis, réservations de titres de transport, de prestations annexes : hébergement, locations de voiture…).

Prépare le dossier permettant la commande et le paiement des prestations (établissements des bons de commandes, des ordres de mission...) en nommant les pièces (devis, bons de commande, ordre de mission) et en enregistrant le dossier de mission dans la matrice dédiée.

Renseigne, complète, modifie et ajuste les pièces comptables (bons de commande), facilitant le paiement des factures conformément au marché public et aux demandes des services comptables et financiers régionaux.

ASSURE LE CONTRÔLE, LE TRAITEMENT ET LA MISE EN PAIEMENT DES ÉTATS DES FRAIS DE DÉPLACEMENT DES ÉLUS ET DES AGENTS RÉGIONAUX

Traitement et suivi des dossiers relatifs aux frais de missions des élus et des agents (contrôle des pièces justificatives conformément aux textes et délibérations, préparation des liquidations), enregistrement des données dans la matrice dédiée.

Réponse aux demandes de renseignements relatives aux remboursements des frais émanant des agents ou des élus. Traitement des demandes de pièces complémentaires ou des rejets éventuels émanant des services financiers.

RENSEIGNE ET METS A JOUR LES TABLEAUX DE REPORTING D'ACTIVITÉ DE LA MISSION DES DÉPLACEMENTS

Alimente, pointe, ajuste les données permettant l'édition des bilans et statistiques.

Participe à la réalisation mensuelle des bilans à destination de la hiérarchie.

CLASSE ET ARCHIVE LES DIFFÉRENTS COURRIELS ET DOCUMENTS NUMÉRIQUES DE LA MISSION DES DÉPLACEMENTS

Procède régulièrement aux classements des dossiers terminés et archive numériquement les dossiers de l'année écoulée.

>Votre profil

- Connaissances en budget et comptabilité.

- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.

- Connaissances du secteur des missions et déplacements (législation liée aux missions et au remboursement des frais).

- Maîtrise du pack Office, notamment Excel, pour réaliser des tableaux standards.

- Capacité à rédiger des mails et notes simples.

- Capacité à travailler et à s'adapter au sein d'une petite équipe.

- Rigueur, méthode, dynamisme, capacité à gérer les urgences.

- Respect de la confidentialité des dossiers traités et des données mises à disposition.