Un assistant ou une assistante de direction en charge des représentations CDD 1 an

Region Ile de France; Saint-Ouen-sur-Seine; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique dans le secteur public recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les élus et les équipes. Dans ce rôle, vous serez responsable de l'organisation de réunions, de la gestion des courriers et des déplacements, ainsi que de la rédaction de documents administratifs. Vous travaillerez dans un environnement stimulant, où votre capacité à organiser, anticiper et gérer les priorités sera essentielle. Si vous êtes rigoureux(se), adaptable et avez une bonne maîtrise des outils bureautiques, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
• Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités.

Responsabilités

• Organisation de réunions et gestion des appels téléphoniques.
• Gestion des courriers et rédaction de comptes rendus.

Connaissances

Outils bureautiques (Pack Office)

Gestion des appels téléphoniques

Rédaction de courriers

Gestion des déplacements

Connaissance des collectivités territoriales

Gestion de fichiers contacts

Formation

Formation en secrétariat

Outils

Elise

Teams

Description du poste

• Organisation de réunions, de rendez-vous, préparation de dossiers, prises de notes
• Gestion des appels téléphoniques, missions d’accueil
• Gestion des déplacements

Gestion du courrier

• Gestion des courriers et des courriels via un logiciel (Elise)
• Rédaction de courriers, de comptes rendus
• Suivi des parapheurs, classement et archivage

Préparation des réunions des commissions et séances plénières de l'Assemblée Régionale

• Suivi des rapports CR, CP et commissions thématiques ainsi que des visas
• Constitution des dossiers pour l’élu (e)
• Gestion des mandats spéciaux et des présences

Gestion des fichiers électroniques

• Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD

Missions diverses

• Recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation de l’élu
• Accompagnement de stagiaires

Votre profil

• Formation en secrétariat et bonne maitrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de communication (Teams)
• Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers (une connaissance d'un logiciel d'enregistrement des courriers serait appréciée)
• Maîtrise des procédures administratives,
• Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales
• Classement et archivage,
• Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
• Organiser, gérer, anticiper,
• S’adapter au changement,
• Faire preuve de fiabilité et de discrétion
• Savoir rendre compte et faire preuve de réactivité,
• Garantir la confidentialité,
• Connaissance souhaitée du fonctionnement des collectivités territoriales et du travail avec des élus

Spécificités

Pics d’activité conjoncturels / Contraintes horaires et calendaires spécifiques