Un Assistant ou une Assistante de direction 741-25 - Conseil Régional d'Ile de France

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée, Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie : Catégorie C (employé)
• Télétravail possible : Oui

Apporter une assistance administrative à l'équipe de direction de la DRE (direction de la réussite des élèves).

Mission 1 : Assistance administrative

1. Gestion des agendas, prise de rendez-vous, accueil téléphonique, accueil des visiteurs, orientation des demandes
2. Organisation et montage de réunions, manifestations : logistique, réservation des salles, préparation et constitution des dossiers, rédaction de comptes rendus
3. Travaux de bureautique : prise de notes, saisie et mise en forme de documents, scan, classement, préparation des dossiers

Mission 2 : Fonctions transversales d'assistante

1. Gestion du courrier (papier et numérique), organisation des chemins de validation, archivage
2. Tenue des tableaux de bord et outils de suivi
3. Suivi des délégations de signature, ordres de mission, fiches de frais

Assurer la réception, le traitement et la diffusion d'informations, exécuter et suivre les procédures administratives.

Mission 3 : Support en cas d'absence

Assurer l'accueil, le renseignement téléphonique, l'organisation administrative et matérielle, l'organisation des réunions pour les collègues absents.

Profil recherché

Connaissances :

• Procédures et circuits administratifs internes et externes, règles de correspondance administrative
• Applications bureautiques et informatiques
• Techniques de classement et d'archivage
• Organisation, environnement administratif et financier d'une collectivité territoriale

Savoir-faire :

• Expérience en assistanat appréciée
• Capacité à comprendre et appliquer des consignes, procédures, à informer la hiérarchie
• Maîtrise de l’expression orale et écrite
• Gestion des appels, accueil des visiteurs, tri et classement de documents
• Utilisation d’outils de suivi d’activités

Savoir-faire relationnel :

• Travail en transversalité, autonomie, organisation, rigueur
• Gestion des situations d'urgence, demandes multiples, sens de l'initiative
• Fiabilité, discrétion, qualités relationnelles

Qui sommes-nous ?

Située à proximité immédiate de Paris, dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen, la Région offre un environnement innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un management basé sur la confiance, l’autonomie et la responsabilité.