Un assistant de cabinet H/F

Clermont-Ferrand; Clermont-Ferrand; Remote; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés annuels 40 jours

Restauration collective à tarif préfér

Garantie maintien de salaire (collect.

Prévoyance employeur (30€ max)

Coffre-fort numérique

Mobilité douce et transports

75% pour abonnements transport

CNAS adhésion

Opportunités de formation

Job summary

Ville de Clermont-Ferrand recrute un assistant de cabinet pour assurer le soutien administratif et organisationnel du cabinet du maire. Poste clé au service des élus et des citoyens, avec coordination entre services et partenaires.

Formation Bac+2/3 exigée. Compétences bureautiques, gestion de dossiers et capacité à travailler sous pression sont essentielles. Horaires 37,5h/semaine et conditions attractives.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en secrétariat, administration publique, gestion ou équivalent.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
• Expérience en gestion de dossiers et rédaction administrative.
• Respect de la déontologie et de la confidentialité dans le secteur public.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du Directeur de cabinet et organiser réunions et déplacements.
• Préparer dossiers, notes et comptes-rendus pour les entretiens.
• Gérer le courrier et le classement des documents, et veiller aux échéances.
• Assurer la coordination et la diffusion d’informations entre services et élus.

Skills

Maîtrise bureautique

Procédures administratives

Gestion de dossiers

Déontologie et confidentialité

Education

Bac+2/3 en secrétariat, administration publique, gestion ou équivalent

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Logiciels d’agenda

Logiciels métiers

Job description

Ville de 150 000 habitants - Métropole de 296 000 habitants - 40 000 étudiants - 6 000 chercheurs - Siège social de Michelin - Cadre naturel et patrimonial remarquable - Ville sportive et ville leader des musiques actuelles - Capitale mondiale du court métrage

Un assistant de cabinet H/F

Cadre d'emplois - Grade

Catégorie B

Recrutement par voie

Statutaire ou contractuelle

Cabinet du Maire

Dans le cadre de son engagement au service des citoyens et de la gestion quotidienne de la commune, la Ville de Clermont-Ferrand recrute un assistant de cabinet. Ce poste clé, au cœur de l’action municipale, a pour mission d’assurer le soutien administratif, organisationnel et relationnel du cabinet, afin de faciliter la mise en œuvre des projets et la coordination entre les différents acteurs.

L’assistant du cabinet joue un rôle central dans la fluidité des échanges entre les élus, partenaires internes et externes. Il contribue ainsi à l’efficacité de l’action publique locale et à la qualité du service rendu aux citoyens.

1. Gestion administrative et logistique

• Assurer la tenue et l’organisation de l’agenda du Directeur de cabinet : planification des rendez-vous, réunions, déplacements et événements officiels.
• Préparer les dossiers, notes et comptes-rendus nécessaires aux réunions et entretiens du Directeur de cabinet.
• Gérer le courrier entrant et sortant : tri, classement, archivage, rédaction de réponses standardisées ou personnalisées,
• Assurer le suivi administratif des dossiers en cours et veiller au respect des échéances,
• Organiser les réunions du conseil municipal et des commissions : convocations, ordres du jour, comptes-rendus, diffusion des documents.

2. Coordination et liaison interne

• Servir d’interface entre le cabinet, les services municipaux et les élus pour faciliter la circulation de l’information,
• Transmettre les demandes du cabinet aux services concernés et assurer le suivi de leur exécution,
• Participer à la préparation des dossiers pour les instances décisionnelles (conseil municipal, bureau municipal, etc.) en collaboration avec les services concernés,
• Assurer la mise à jour et la diffusion des informations internes (notes de service, décisions, etc.).

3. Accueil et gestion des relations extérieures

• Être un point d’entrée central pour les interlocuteurs internes et externes (services, élus, institutions, partenaires, citoyens),
• Orienter les demandes vers les services compétents ou les traiter directement lorsque cela relève de ses attributions,
• Gérer les demandes d’information ou de rendez-vous adressées au Maire, en priorisant selon l’urgence et l’importance,
• Participer à l’organisation logistique des événements publics et des cérémonies officielles (réservations, invitations, supports, etc.).

4. Veille et gestion documentaire

• Assurer une veille réglementaire et administrative sur les sujets d’actualité locale et nationale,
• Classer, archiver et mettre à jour les documents administratifs et les dossiers du Directeur de cabinet,
• Gérer les bases de données et les outils de suivi (tableaux, fichiers, logiciels métiers),
• Contribuer à la mise en place et au respect des procédures administratives internes.

- Formation de niveau Bac+2/3 en secrétariat, administration publique, gestion ou équivalent.

- Pour réussir sur ce poste, ces qualités seront de véritables atouts :

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, logiciels de gestion d’agenda, logiciels métiers).
• Connaissance des procédures administratives des collectivités territoriales,
• Expérience en gestion de dossiers, rédaction administrative et classement archivistique,
• Connaissance des règles de déontologie et de confidentialité dans le secteur public.

Savoir-être

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités.
• Sens du relationnel et aisance à l’oral comme à l’écrit.
• Autonomie, réactivité et polyvalence.

Conditions de travail

Lieu de travail : Hôtel-de-Ville - 10 rue Philippe Marcombes à Clermont-Ferrand

Horaires : 37h30 hebdomadaires

Au sein de notre collectivité, une attention particulière est portée aux conditions de travail des agents :

• 40 jours de congés (congés annuels et RTT) ;
• une restauration collective à tarif préférentiel pour les agents de la collectivité ;
• un contrat collectif de garantie maintien de salaire, une participation de l’employeur à la prévoyance à hauteur de 30 euros maximum ;
• un coffre-fort numérique pour la gestion sécurisée de vos documents ;
• une mobilité douce avec des voies cyclables, un réseau de transport en commun développé, la gratuité le week-end ;
• la participation de l’employeur à hauteur de 75 % aux abonnements de transport et le versement du forfait mobilité durable ( jusqu’à 300 euros par an) ;
• un accès à des offres culturelles et de loisirs via le Centre Culture, Loisirs et Action Sociale et de nouvelles prestations grâce à l’adhésion au CNAS à compter du 1er janvier 2026.
• De plus, vous bénéficierez d’opportunités de formation et de développement professionnel.

Informations complémentaires

Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter :

Le service Recrutement et mobilité professionnelle au 04 73 42 60 60.