Technicien en gestion administrative (H/F)

Université Claude Bernard Lyon 1; Villeurbanne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une université pluridisciplinaire en tant qu'agent administratif dans le département Génie Industriel et Maintenance. Vous serez responsable de la gestion administrative, de l'accueil des étudiants et de l'organisation des examens. Ce poste offre une opportunité unique de contribuer à un environnement éducatif dynamique tout en bénéficiant d'avantages tels que des congés annuels, des possibilités de télétravail, et un accès à des activités sportives et artistiques. Si vous êtes organisé, rigoureux et aimez travailler en équipe, cette position est faite pour vous.

Prestations

48.5 jours de congés annuels

Aménagement du temps de travail

Télétravail possible

Remboursement des frais de transport

Accès aux activités artistiques et sportives

Développement professionnel

Restauration sur le campus

Qualifications

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Capacité à travailler dans un cadre complexe et à gérer plusieurs dossiers.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et budgétaire du département.
• Gérer la scolarité des étudiants et organiser les examens.

Connaissances

Communication

Gestion administrative

Utilisation de logiciels spécifiques

Gestion de plusieurs dossiers

Travail en équipe

Formation

Diplôme en gestion ou administration

Outils

Systèmes d'information budgétaires

Logiciels de secrétariat

Description du poste

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Mission

La personne recrutée aura pour mission(s) d'assurer les activités du secrétariat et la gestion administrative du département Génie Industriel et Maintenance (GIM) de l'IUT Lyon 1.

Le département comprend près de 300 étudiants (en BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) GIM 100 étudiants de 1ère année, 75 étudiants de 2ème année, 75 alternants en 3ème année, 50 alternants dans une des deux licences professionnelles), une quinzaine de permanents et une trentaine de vacataires.

Elle devra effectuer les tâches suivantes : accueil, scolarité, comptabilité, achats, assistance pédagogique auprès des responsables de licences professionnelles et des enseignants, gestion des conventions de stage des étudiants, organisation des examens, soutenances et jurys, promotion du département, gestion des dossiers des vacataires, responsabilité des archives. Elle saura travailler en équipe avec le chef de département, le chef de département adjoint, les directeurs des études, les responsables de licence professionnelles et le responsable technique.

Activités Principales De L'agent

• Participer à la gestion administrative, financière de la structure
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (étudiants etalternants)
• Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes
• Rédiger des notes et des courriers administratifs
• Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
• Enregistrer les données budgétaires
• Créer des documents divers (courriers, tableaux, certificats administratifs...) dans le cadre des activités de gestion du service
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Classer et archiver des documents
  
  

Profil

Compétences Attendues

• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Aptitude à gérer plusieurs dossiers
• Gérer les stocks et les commandes
• Savoir rendre compte
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
  
  

Connaissances

• Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat : maîtrise
• Systèmes d'information budgétaires et financiers : connaissance générale
• Accueillir, renseigner et servir les usagers : maîtrise
• Définir et suivre des budgets : notions
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : maîtrise
  
  

Savoir Être

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Savoir communiquer
• Gérer les situations d'urgence
  
  

Poste à pouvoir à partir du 02/06/2025

Le poste est ouvert aux contractuels – Catégorie B - CDD 4 mois

Rémunération mensuelle brute: Poste à 50 % - 1086.86 €

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l’université
  
  

Référence de l'offre : 9jjxb5oq09