Stagiaire Chef de Projet — Gestion & Coordination

Vinci Concessions; Nanterre; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Vinci Concessions recherche un assistant polyvalent pour accompagner les phases Préparation et Consultation, Exécution et Suivi, puis Mise en Service d’un projet. Vous contribuerez à constituer les dossiers, suivre les appels d’offres et vérifier la conformité des documents.

Vous assurerez le suivi administratif et financier, rédigerez des comptes-rendus et partagerez les rapports d’avancement. Rigoureux, vous coordonnez avec MOE/AMO et bureaux de contrôle et respectez les procédures Voltix.

Responsibilities

• Assistance à la contractualisation d'études préparatoires à la conception et construction : contribution à la préparation des dossiers pour les levés topographiques, bornages, études géotechniques, diagnostics, etc., et soutien à la contractualisation du coordinateur SPS et du bureau de contrôle.
• Assistance aux appels d'offres : préparation et suivi des appels d'offres pour les entreprises externes (MOE, AMO, Bureau de contrôle), incluant la compilation des éléments pour la revue du contenu des prestations
• Assistance au suivi de la conception réalisée par les bureaux d'études et vérification de la bonne application de la charte de construction Voltix.
• Soutien à la préparation des Dossiers de Consultation d'Entreprises (DCE) : aide à la compilation des documents et au suivi de leur élaboration.
• Appui à la préparation de chantier : assistance pour les demandes d'autorisations nécessaires et support administratif (permission de voierie, …).
• Soutien aux négociations : préparation des éléments et des synthèses pour les négociations des offres et des budgets.
• Suivi documentaire des validations : assistance au suivi des validations des documents d'exécution lors du lancement des phases travaux.
• Identification et surveiller le chemin critique ainsi que les potentiels retards.
• Contribution à la préparation des rapports d'avancement destinés à la direction interne et aux investisseurs.
• Assistance au suivi des opérations travaux : support pour le suivi des aspects contractuels et financiers des opérations travaux.
• Rédaction des comptes-rendus de réunion en français ou en anglais.
• Appui à la revue des rapports d'avancement hebdomadaires et mensuels des entreprises.
• Assistance au suivi de la performance des contractants (planning, qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement - HSE).
• Soutien à la préparation de la documentation nécessaire au raccordement au réseau et à la mise en service.
• Suivi de la facturation et traitement des EM.
• Mise à jour régulière du tableau de suivi financier en fonction des commandes et des EM.
• Mise à jour régulière de l'annuaire des contacts
• Concourt aux activités de gestion documentaire des projets.
• Tenue à jour des registres de documents et des listes de diffusion.
• Assistance au suivi qualité et aux contrôles de conformité.
• Harmonisation des dénominations dans les différents outils existants
• Organisation et classement des documents dans l'arborescence.
• Duplication et adaptation des contrats types

Job description

Vinci Concessions recherche un assistant polyvalent pour accompagner les phases Préparation et Consultation, Exécution et Suivi, puis Mise en Service d’un projet. Vous contribuerez à constituer les dossiers, suivre les appels d’offres et vérifier la conformité des documents.

Vous assurerez le suivi administratif et financier, rédigerez des comptes-rendus et partagerez les rapports d’avancement. Rigoureux, vous coordonnez avec MOE/AMO et bureaux de contrôle et respectez les procédures Voltix.