Stagiaire chargé-e d’événementiel

Institut de l'Engagement; Grenoble; Sur place; EUR 12 000 - 18 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Institut de l’Engagement, une association dynamique, recherche un(e) stagiaire pour renforcer son pôle événementiel. Ce stage offre l'opportunité de participer à l'organisation d'événements significatifs, tels que les Universités et Campus de l’Engagement, qui rassemblent des jeunes et des professionnels autour de projets inspirants. Vous serez impliqué(e) dans toutes les étapes de l'organisation, de la logistique à la communication, tout en développant des compétences précieuses dans un environnement collaboratif. Ce stage est une chance unique de contribuer à des initiatives qui aident les jeunes à réaliser leur potentiel et à s'engager dans des enjeux contemporains.

Prestations

Gratification légale pour stage

Équipe dynamique

Formation continue

Expérience valorisante

Qualifications

• Capacité à organiser des événements et à gérer la logistique.
• Compétences en communication écrite et orale pour la coordination.

Responsabilités

• Organiser des rencontres régionales et le double événement 'Université / Campus de l’Engagement'.
• Assurer le suivi des inscriptions et la communication avec les participants.

Connaissances

Organisation logistique

Communication écrite

Travail en équipe

Maîtrise des outils numériques

Formation

Bac +2 en gestion ou événementiel

Formation en communication

Outils

Outils bureautiques

Base de données

Description du poste

L’Institut de l’Engagement

https://www.engagement.fr

« Valoriser l’engagement de celles et ceux qui les soutiennent pour mieux relever ensemble les défis de notre temps. »

L'Institut de l'Engagement, association créée en 2012, permet aux jeunes qui ont révélé leur potentiel lors d’une période d’engagement citoyen d’avoir un avenir à la hauteur de leur potentiel, quelles que soient leurs origines sociales ou géographiques, quel que soit leur bagage scolaire ou culturel.

Nos actions

• Programme « lauréats » : En mobilisant un réseau de 350 partenaires (établissements de formation, entreprises, fondations, associations, collectivités…) et près de 2 000 bénévoles, l'Institut repère des jeunes à fort potentiel puis leur apporte un accompagnement professionnel individualisé : un an d’accompagnement par un salarié de l’Institut pour trouver un emploi, une formation ou créer son activité, un soutien financier au cas par cas, des ateliers pour muscler son projet. Il les sensibilise aux grands enjeux du monde contemporain, en organisant notamment les Universités et Campus de l’Engagement, et les soude en une promotion dont la diversité fait la force.
• Programme mentorat : six mois de conseils d’un bénévole pour affiner son projet ou bénéficier d’un coup de pouce dans son accès à l’emploi, à la formation ou la création d’activité.

Avec ces programmes, l’Institut permet aux jeunes de franchir les barrières scolaires, culturelles, sociales, financières ou liées à un handicap qui pourraient brider leur avenir.

L’Institut de l’Engagement en chiffres :

• 500 à 700 lauréat(e)s par an
• 1 100 mentoré(e)s par an
• 350 partenaires
• 2 000 bénévoles
• 90% de taux de succès des lauréats

En 2023, l’Institut de l’Engagement a conçu, en partenariat avec le CNRS, une formation en ligne aux enjeux environnementaux, courte et accessible à toutes et tous : le Brevet « Premiers secours de la planète ». Le but ? Doter le plus grand nombre des connaissances et des bons réflexes pour faire face à la crise environnementale, et passer ensemble à l’action. Deux autres brevets, un sur la santé mentale et un autre sur les algorithmes, sont en cours de développement

Contexte de la mission de stage

Chaque année, l’Institut organise pour les lauréats des « Universités de l’Engagement » ainsi qu’un « Campus de l’Engagement » qui, en plus des lauréats, accueille des entreprises partenaires de l’Institut.

L'objectif est de souder la promotion, de consolider le projet des lauréats dans leur parcours et d'éclairer leur envie d'agir par une sensibilisation aux grands enjeux du monde contemporain.

Au programme de ces événements de 5 à 6 jours, qui se déroulent deux fois par an et peuvent réunir de 200 à 500 participants : conférences-débats, ciné-débats, ateliers, visites culturelles et diverses activités, avec la participation d'une centaine d'intervenants et d'entreprises partenaires de l’Institut.

Universités de l’Engagement

L’Institut réunit ses lauréats et mobilise des personnalités de premier plan pour des conférences-débats, ciné-débats, ateliers, visites culturelles et diverses activités lors des Universités de l’Engagement.

Chaque Université de l’Engagement permet aux lauréats de se retrouver en « promotion », d’acquérir de nouvelles compétences, de consolider leur projet, d'éclairer leur envie d'agir par une sensibilisation aux grands enjeux du monde contemporain.

Une centaine d’intervenants y partagent leurs compétences, leurs passions, leur engagement, avec des jeunes de toutes origines et de tous parcours, engagés et motivés.

Campus de l’Engagement

Le Campus de l’Engagement est un événement-rencontres organisé 48 heures en immersion, qui réunit lauréats de l’Institut de l’Engagement et professionnels d’entreprises autour d’un programme de conférences et d'ateliers, pour partager des idées et construire ensemble des solutions durables, au carrefour des préoccupations des entreprises et des grands enjeux sociétaux et environnementaux.

Le Campus de l’Engagement permet aux entreprises d’explorer les attentes et les idées d’une nouvelle génération. Avec les lauréats de l’Institut, elles construisent ou renforcent leur politique d’engagement et lui donnent force et visibilité.

Parce que les jeunes choisissent leurs employeurs différemment, et parce que les citoyens et salariés attendent des entreprises qu'elles s'emparent des sujets sociétaux, le Campus de l’Engagement est pour les entreprises l'occasion de transmettre leurs valeurs, de les confronter à celles des jeunes, de rencontrer la diversité des engagements, de transformer les engagements en actions, d'en faire un moteur de développement ou de cohésion.

La qualité des intervenants, la richesse du programme, l’engagement des participants, font des Universités et Campus de l’Engagement un lieu unique d’émergence d’idées, de croisement d’énergies et d’enrichissement mutuel.

L’Institut organise également :

– des rencontres régionales d’une journée partout en France

– des évènements en ligne : ateliers, conférences pour l’intégration et l’« envol » des promotions, …

– un ou deux séminaire(s) d’équipe par an pour l’équipe salariée

Détail de la mission de stage

L’association accueille un-e stagiaire pour renforcer le pôle événementiel de l’Institut de l’Engagement. Sa mission consistera à organiser des rencontres régionales destinées aux lauréats et partenaires, ainsi qu’à participer à l’organisation du double événement « Université / Campus de l’Engagement », qui se tiendra du jeudi 26 juin au mardi 1er juillet à Poitiers.

Le ou la stagiaire sera sous la responsabilité de la Responsable événementiel. Il ou elle travaillera au quotidien avec la Chargée d’événementiel et en lien avec les différents pôles de l’Institut (pôle pédagogique, pôle partenariats et communication et pôle des affaires générales) et participera ainsi aux tâches suivantes :

En amont de l’événement,

- Multimédia : configurer le site d’inscription et assurer le suivi d’inscriptions des participants (mise à jour des informations, gestion et suivi des inscriptions des participants, suivi mail et relances téléphoniques des lauréats)

- Communication : créer les outils de communication permettant aux participants d’avoir les informations en lien avec l’événement (invitations, emailings d’informations pratique, mise en place de la signalétique, plan,…),

- Logistique : rédiger les cahiers des charges prestataires, identifier et étudier les propositions des prestataires, organiser et coordonner les prestations de transports, hébergement, restauration et activités des participants

- Gestion administrative : collaborer avec le pôle des Affaires Générales pour le suivi administratif des devis et des factures.

Pendant l’événement,

- Organisation du montage : installation du site, installation des salles, affichage

- Coordination sur le terrain : coordination de l’accueil / transports / hébergements / restauration, être l’interlocuteur/trice des prestataires, gérer les imprévus, gestion d’autres tâches pluridisciplinaires avec parfois l’aide d’une équipe de bénévoles (généralement des lauréats de promotions précédentes de l’Institut) qui assurent certaines missions. (accueil, remise de badges, orientation, gestion des salles…).

Post-événement,

- Rédiger le débrief de l’événement

- Gérer les retours prestataires et le suivi des facturations

- Contribution à l’évaluation de l’événement : définir des outils de mesure d’impact de l’événement et assurer le suivi de la restitution auprès des intervenants, des lauréats et des prestataires.

- Assurer le remboursement de transports des lauréats

- Soutien au bilan financier de l’événement, en s’appuyant sur tous les éléments recueillis en amont et pendant l’événement.

Le ou la stagiaire chargé(e) d’événementiel est en charge de l’organisation logistique. L’élaboration du contenu des événements relève de la responsabilité de la direction de l’Institut de l’Engagement.

Le ou la chargé-e d’événementiel pourra être amené-e, de manière générale, à participer aux différentes tâches liées à l’organisation et à la vie de l’Institut.

L’Institut garde bien en tête l’esprit d’un stage et mettra tout en place pour en faire une expérience formatrice et valorisable auprès de futurs employeurs et/ou établissements de formation. La/le stagiaire aura une maître de stage pour faire des points réguliers qui auront également pour objectifs de permettre une dynamique d’apprentissage permanent.

Compétences et qualités requises

Intérêt pour l’Institut de l’Engagement, ses objectifs et ses valeurs.

Capacités et goût pour l’organisation logistique

Sens pratique, autonomie, réactivité, anticipation, rigueur, méthode, bonne compréhension et reformulation des besoins

Savoir travailler en équipe et en mode projet

Goût pour les relations extérieures

Maîtrise et pratique des outils numériques et bureautiques, méthodologie de base de données, tenue de tableaux de bord Bonne communication écrite et orale

Capacités à rendre compte

Lieu de la mission

Le stage est situé dans les locaux de l’Institut de l’Engagement (1 rue Victor Lastella à Grenoble).

Le ou la stagiaire sera amené-e à effectuer des déplacements occasionnels et participera à certains événements qu’il/elle organisera.

Début et durée de la mission

Le stage démarrera idéalement en avril 2025.

Durée de 4 à 6 mois. Temps plein

Gratification légale pour un stage à temps plein de plus de deux mois.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées à Mélissa Tritto : [e-mail].

L’Institut de l’Engagement se réserve le droit de retirer l’offre lorsqu’un profil intéressant aura été retenu.