Stage - Assistant Administratif International F/H/X

Galileo Global Education; Paris; Sur place; EUR 6 696 - 10 044; Plein temps

Résumé du poste

Galileo Global Education recherche un stagiaire Assistant(e) Administratif(ve) International(e) pour soutenir les Admissions Internationales. Vous gèrerez les candidatures internationales, préparerez les dossiers et suivrez les validations consulaires auprès des autorités compétentes.

Vous assisterez les Chargés des admissions dans le suivi administratif et contribuerez à l’amélioration des processus internationaux, tout en assurant une communication efficace avec les partenaires et les

Qualifications

• Étudiant(e) en Bac+2 à Bac+3 (gestion, administration, commerce, relations internationales ou équivalent)
• À l’aise avec l’anglais, à l’écrit comme à l’oral (échanges réguliers avec des interlocuteurs internationaux)
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, CRM, Teams, Zoom…)

Responsabilités

• Gestion et validation des candidatures internationales
• Préparer, contrôler et transmettre les dossiers aux organismes consulaires compétents (Campus France, consulats, ambassades, plateformes dédiées)
• Suivre l’avancement des dossiers jusqu’à l’obtention des validations consulaires
• Relancer les candidats pour les pièces manquantes ou non conformes
• Mettre à jour les statuts des dossiers dans les outils de suivi (CRM)
• Assurer les échanges administratifs avec les autorités consulaires et partenaires institutionnels internationaux (principalement par mail)
• Participer à la veille sur les procédures administratives et consulaires selon les pays (modalités, délais, évolutions)
• Assister les Chargés des admissions dans le suivi administratif des candidats de leur zone géographique
• Participer à la mise à jour des tableaux de suivi et reportings
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs internationaux
• Répondre aux demandes administratives des candidats internationaux
• Apporter un premier niveau d’information sur les démarches consulaires et administratives
• Orienter les étudiants vers les bons interlocuteurs si nécessaire

Connaissances

Anglais (oral et écrit)

Organisation et rigueur

Communication interculturelle

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion/administration/commerce/relations internationales

Outils

Excel

CRM

Teams

Zoom

Description du poste

Dans le cadre du développement de nos programmes internationaux, nous recherchons un(e) Stagiaire Assistant(e) Administratif(ve) International(e) pour rejoindre l’équipe des Admissions Internationales.

Rattaché(e) aux Chargés des admissions internationales, vous interviendrez en support sur la gestion administrative et la validation des candidatures internationales, avec un rôle clé dans le suivi des démarches auprès des autorités consulaires de chaque pays.

Vos missions :

• Gestion et validation des candidatures internationales
• Préparer, contrôler et transmettre les dossiers aux organismes consulaires compétents (Campus France, consulats, ambassades, plateformes dédiées)
• Suivre l’avancement des dossiers jusqu’à l’obtention des validations consulaires
• Relancer les candidats pour les pièces manquantes ou non conformes
• Mettre à jour les statuts des dossiers dans les outils de suivi (CRM)

Relations avec les acteurs institutionnels

• Assurer les échanges administratifs avec les autorités consulaires et partenaires institutionnels internationaux (principalement par mail)
• Participer à la veille sur les procédures administratives et consulaires selon les pays (modalités, délais, évolutions)

Support aux Chargés des admissions internationales

• Assister les Chargés des admissions dans le suivi administratif des candidats de leur zone géographique
• Participer à la mise à jour des tableaux de suivi et reportings
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs internationaux

Accompagnement et communication avec les étudiants

• Répondre aux demandes administratives des candidats internationaux
• Apporter un premier niveau d’information sur les démarches consulaires et administratives
• Orienter les étudiants vers les bons interlocuteurs si nécessaire

Profil recherché

• Étudiant(e) en Bac+2 à Bac+3 (gestion, administration, commerce, relations internationales ou équivalent)
• À l’aise avec l’anglais, à l’écrit comme à l’oral (échanges réguliers avec des interlocuteurs internationaux)
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, CRM, Teams, Zoom…)

Qualités attendues

• Rigueur, organisation et sens du détail
• Réactivité, fiabilité et respect des délais
• Bon relationnel, sens du service et esprit d’équipe
• Intérêt pour l’international et les environnements multiculturels