SMAC - Assistant(e) administratif(ve) du(de la) chef(fe) de service

PP-Direction des ressources humaines; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un service public français à Paris recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour gérer l'accueil téléphonique, organiser l'agenda du chef de service et assurer le suivi du courrier. Le candidat doit maîtriser les outils bureautiques, être organisé et avoir de bonnes compétences en communication. Un poste stable avec de solides perspectives d'évolution est proposé.

Qualifications

• Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et/ou physique
• Maîtrise des compétences en informatique - bureautique
• Connaissance de l'environnement professionnel

Responsabilités

• Gérer l'agenda du chef de service
• Suivre le courrier et les demandes des unités
• Organiser des réunions internes et rédiger des PV

Connaissances

Accueil téléphonique

Compétences en informatique

Organisation

Rédaction

Travail en équipe

Analyse

Communication

Adaptabilité

Relations humaines

Description du poste

SMAC - Assistant(e) administratif(ve) du(de la) chef(fe) de service

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : PP-Direction des ressources humaines
• Localisation : 1 bis rue Lutèce 750004 PARIS / 79 avenue Philippe Auguste 75011 PARIS

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Vos activités principales

Accueil téléphonique et filtrage des communications Gestion de l’agenda du chef de service du SMAC Fixation des rendez-vous et entretiens

Suivi du courrier du chef de service et des unités : département patrimonial et département musical Traitement des demandes et réponses des prestations musicales parisiennes, nationales et internationales Mise en forme des courriers de la cheffe de service

Interface avec les autres secrétariats du cabinet et SGA

Organisation des réunions internes (CODIR interne ou autre réunion : plannings, rédaction des PV) Suivi du circuit des dossiers de dérogation d’archives

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Acquérir de solides connaissances en matière d’organisation, de rédaction, de relationnel. Développer ses connaissances dans de nombreux domaines fonctionnels du service

Bien connaitre l’administration et l’organisation de la Préfecture de Police, tous ces acquis pouvant être mis en œuvre dans des postes de même niveau dans la structure ou dans des postes de niveaux supérieurs

Profil recherché

Connaissances techniques
Connaître les techniques d'accueil téléphonique et/ou physique
/ niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger
/ niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise - requis

Savoir analyser
/ niveau pratique - requis

Savoir-être

Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter
/ niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis

Localisation

Localisation : 75008 Paris, France

• Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
• Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
• Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
• Flèche haut : déplacer la carte vers le haut

Qui sommes-nous?

Descriptif du service

Activités du service

Le Service de la Mémoire et des Affaires culturelles, en tant que garant de la mémoire de la préfecture de Police, est chargé de collecter, d’inventorier, de conserver et de valoriser son patrimoine quelle qu’en soit la nature. Il exerce dans son domaine de compétence un rôle de contrôle, de conseil et d’expertise auprès des directions actives et administratives au sein du territoire relevant de l’autorité de la préfecture de Police (75-92-93-94). C’est une entité qui, au regard de la particularité de ses missions, dispose d’une vision transversale de la Préfecture de Police.

Composition et effectifs du service
Le Service de la Mémoire et des Affaires culturelles (SMAC) regroupe un effectif de 172 agents répartis entre deux départements : Département patrimonial (Service des Archives, et Musée), et Département musical comprenant deux orchestres (harmonie et batterie fanfare), auxquels s’ajoute un secrétariat général. Le Département patrimonial assure, par convention signée en 2011 avec le Service interministériel des Archives de France, les missions régaliennes liées aux archives définitives produites par la Préfecture de Police (conservation, traitement, classement et communication)

Liaisons hiérarchiques
N+1 : Le (la) chef(fe) de son service et son adjoint(e)

Liaisons fonctionnelles
Le secrétaire général du SMAC, les chefs de département, les directions et services du SGA, les directions actives, les services du cabinet

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture de Police /SGA/SMAC -1 bis rue Lutèce 750004 PARIS / 79 avenue Philippe Auguste 75011 PARIS

Toute candidature (CV et lettre de motivation) devra parvenir au Secrétariat général du service : [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
Personnels internes à la Préfecture de police :
https://drh.pp.minint.fr/images/2_boite_a_outils/dialogue/formulaire_unique_mobilite_detachement_entran.pdf

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Contraintes horaires et disponibilité

Vacant à partir du 24/07/2025

Assistante / Assistant de direction

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