SGC42 - Standardiste - Assistant.e du bureau - Agent.e d'accueil

Préfecture de la Loire; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une préfecture locale en Auvergne-Rhône-Alpes recherche un(e) chargé(e) d'accueil et de relation pour assurer l'accueil téléphonique et physique. Le poste implique également la gestion du courrier, des stocks et des archives, ainsi qu'un contact direct avec le public. Une compétence en informatique est requise, et le candidat idéal doit savoir travailler en équipe et communiquer efficacement.

Qualifications

• Compétences en informatique - bureautique requises.
• Capacité à accueillir et aider le public.
• Savoir travailler en équipe et s'organiser efficacement.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Suivi des stocks et des fournitures administratives.

Connaissances

Compétences en informatique - bureautique

Savoir accueillir

Savoir travailler en équipe

Savoir s'organiser

Sens des relations humaines

Savoir communiquer

Formation

Diplôme d'État requis

Description du poste

SGC42 - Standardiste - Assistant.e du bureau - Agent.e d'accueil

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales


Le titulaire du poste fait partie d'une équipe, il assure les missions listées ci-dessous en lien avec ses collègues:
1) Standard préfecture et département:
- Assurer l’accueil téléphonique de la préfecture et du conseil départemental: recevoir, traiter et acheminer les appels téléphoniques, répondre aux appels du public et les orienter dans les services, renseigner les usagers sur diverses questions simples (numéros de téléphones, horaires, tarifs, démarches dématérialisées,…)
- Mettre à jour les annuaires des élus, des agents.es de la préfecture, du SGCD et des DDI, du document unique et des informations publiées sur MUST (permanences,…)
- Assurer la gestion de Mémobox et effectuer les extractions des statistiques mensuelles


2) Gestion du courrier:
- Gestion du courrier arrivée et du courrier départ
- Publication au recueil des actes administratif


3) Accueil général préfecture et département et/ou DDI :
- Orientation et information de premier niveau du public dans le respect des instructions et référentiels qualité en vigueur (Qual-e-ATE) pour la préfecture
- Suivi des réservations de salles de réunions
- Suivi des données statistiques
- Premier accueil téléphonique/physique et orientation des usagers vers les services
- Appui au gestionnaire parc auto


4) Gestion des fournitures administratives:
- Approvisionnement et suivi des stocks


5) Suivi des archives du périmètre SGCD:
- Lien avec les différents services et les archives départementales


6) Assurer la gestion de l'inventaire:
- Suivi du mobilier des résidences préfectorales à partir du logiciel TELEINV


Votre environnement professionnel


Activités du service

Le service logistique - immobilier est composé de deux bureaux.
Les missions du bureau logistique couvrent la gestion du parc automobile, de l’accueil, du courrier, des archives, des fournitures


Composition et effectifs du service

Le bureau est composé d’un chef de bureau (catégorie A), d’un agent de catégorie B adjoint au chef de bureau et de 10 agents de catégorie C

Caractéristiques du poste

Manutention de cartons de papier et fournitures
Permis B obligatoire, conduite sur véhicules thermiques, hybrides, électriques.


Liaisons hiérarchiques

chef.fe du bureau logistique, chef.fe de service


Liaisons fonctionnelles

Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI
Tous les services déconcentrés de l’État
Les collectivités territoriales départementales
Les archives départementales
Les usagers, autres préfectures,...

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre



Connaissances techniques


Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise - requis
Application de la réglementation - niveau maîtrise - à acquérir
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - à acquérir


Savoir-faire :

Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis
Savoir analyser - niveau maîtrise - à acquérir
Savoir rédiger - niveau maîtrise - requis




Savoir rédiger

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer - niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement - niveau pratique - requis
Avoir le sens de la pédagogie - niveau pratique - requis


Vos perspectives: Poste qui permet d’acquérir une très bonne connaissance des missions des différentes administrations, de l’actualité des différents ministères, de développer ses capacités d’adaptation à des environnements professionnels différents, ainsi que ses capacités de travailler en équipe.

Éléments de candidature

Personnes à contacter

Localisation administrative et géographique / Affectation


Secrétariat général commun de la Loire
service de la logistique et de l’immobilier
bureau de la logistique

Bâtiment Loire républicaine
16 Place Jean Jaurès – 42000 Saint-Etienne


Domaine(s) fonctionnel(s)


Relation à l’usager / Accueil
Interventions techniques et logistiques / Coordination


Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type


Chargé(e) de relation et de service à l’usager / FPUSA002
Gestionnaire courrier / FPLOG003

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions


Concernant le standard de la préfecture:
- L’astreinte une semaine sur trois ou quatre ouvre droit à une indemnité.
- Lors d’un rappel d’astreinte, les heures effectuées donnent lieu à une récupération.
- Le planning est organisé par roulement avec les autres agents, sur la base d’une journée de travail: poste du matin: début 7h50, poste en journée et poste du soir: fin à 19h10.
- Le standard est fermé les nuits et les week-ends, il peut être réactivé à tout moment en cas de crise ou d’évènement particulier (alerte météo, crues, élections, dysfonctionnement d’un standard…)
Concernant la gestion du courrier:
- La gestion du courrier (arrivée 8h30 relevé des cases et préparation des sacoches à destination des DDI).

Qui contacter:

Anne-Marie GRANGE, Cheffe du bureau logistique: [e-mail]

Joëlle COLOMB, Cheffe du service logistique immobilier: [e-mail]

Annie TRUCHET, Cheffe de service ressources humaines action sociale: [e-mail]


Date limite de dépôt des candidatures : le 04/09/2025


Liste des pièces requises pour déposer une candidature : voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement

- Lien vers le formulaire de mobilité (CTRL + Clic):
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

2° de l’article L332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique

Vacant à partir du 01/01/2026

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager

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