SG03 - ASSISTANT DE DIRECTION DGS (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grades recherchés :

• Adjoint administratif principal de 1ère classe
• Adjoint administratif principal de 2ème classe
• Adjoint administratif
• Rédacteur
• Rédacteur principal de 2ème classe
• Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté en attendant un recrutement de fonctionnaire. La durée du contrat ne peut excéder un an, renouvelable jusqu'à deux ans au total. Il est également possible de recruter une personne non lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades est un grade d’entrée de catégorie C, permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Description de l’emploi

Au sein du service secrétariat général, l’assistant de direction du DGS gère l’agenda, le secrétariat, et aide à la constitution des dossiers pour les rendez-vous du Directeur Général des Services. Il traite les sujets selon leur importance et priorité.

Missions / Conditions d’exercice

1. Organisation des rendez-vous :
   • Gestion de l’agenda et organisation des rendez-vous selon les priorités,
   • Relation avec les directions générales adjointes et partenaires,
   • Organisation des déplacements,
   • Constitution des fonds de dossiers : ordre du jour, notes, supports, structuration, archivage,
   • Prise de notes et mise en forme de travaux bureautiques.
2. Orientation du courrier et suivi :
   • Orientation du courrier via le logiciel Airs Courrier,
   • Présentation de certains courriers au DGS,
   • Suivi des courriers signalés, relances, et rédaction de projets de courrier.
3. Traitement des mails :
   • Répartition, synthèse, et réponse selon instructions,
4. Appui à la gestion des parapheurs :
   • Enregistrement des parapheurs (arrivée/départ),
5. Suivi des projets et activités :
   • Suivi des projets du service et de la direction,
   • Appui aux autres activités du service selon besoin.

Profils recherchés

Les savoirs : Techniques de secrétariat, maîtrise des outils bureautiques, règles d’orthographe, syntaxe, grammaire, principes rédactionnels, fonctionnement des collectivités territoriales et intercommunalités.

Les savoir-faire : Établir une relation de confiance, gérer les priorités, développer un bon relationnel avec les interlocuteurs.

Les savoir-être : Dynamisme, réactivité, sens de l’initiative, esprit d’équipe, rigueur, discrétion.