Service Autonomie recrute un Assistant Responsable de secteur H/F

Notre Village Service Autonomie à Domicile Aide et Soins; Paris; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Notre Village Service Autonomie à Domicile Aide et Soins recherche un assistant responsable de secteur en CDD d’au moins 6 mois pour Paris. Vous coordonnez les intervenants et assurez la gestion des plannings en lien avec deux responsables de secteur, avec gestion des absences et remplacements.

Le rôle implique l’astreinte téléphonique en soirées et week-ends, et une participation à l’organisation du service d’aide à domicile en Île-de-France.

Qualifications

• Organisation efficace des plannings et des missions.
• Capacité à coordonner une équipe et à transmettre les informations.
• Aptitude à gérer les absences et les remplacements.

Responsibilities

• Organiser l’activité des intervenants en concertation avec les RS et établir les plannings mensuels.
• Mettre à jour le planning et transmettre les informations liées à la mission.
• Assister les RS dans l’encadrement de l’équipe et accueil des intervenants.
• Gérer les absences et remplacements, informer les clients.
• Suivre les indicateurs et réaliser les remplacements lors d’absence.
• Assurer astreintes téléphoniques en soirée et week-end.
• Réaliser la génération des cycles mensuels sur le logiciel Perceval.

Skills

Organisation

Gestion d'équipe

Communication

Planification

Réactivité

Tools

Perceval

Contact

Job description

Dans le cadre d’un remplacement et d’une réorganisation du service d'aide à domicile, nous recherchons un assistant responsable de secteur H/F en CDD d’une durée minimum de 6 mois.

L’équipe du service est composée de 2 assistants, 4 responsables de secteur et un responsable de service.

L’assistant est rattaché à 2 responsables de secteur et a pour missions :

1/ Auprès des 2 Responsables de Secteur (RS) :

• Organiser l’activité des intervenants à domicile en concertation avec les RS : établissement des plannings mensuels en tenant compte des impératifs contractuels. Proposer des actions correctives.
• Procéder à la mise en place des nouvelles prestations en concertation avec les RS : mise à jour du planning, transmission à l’intervenante de toutes les informations, techniques et humaines liées à la mission.
• Assister les RS dans l’encadrement d’une équipe de personnel d’intervention : participer à l’accueil des intervenants et à la remise de leurs plannings. Être à leur écoute et faciliter les remontées d’informations.
• Gérer les absences salariés imprévues au quotidien : appels des clients pour les informer de l’absence de leur intervenant et leur proposer un remplacement. Mise à jour immédiate sur l’application Contact et sur le planning salarié.
• Gérer les absences salariés prévues (absences CP, formation…) : appels des clients et des salariés remplaçants, préparation et enregistrement des remplacements.
• Suivre en temps réel l’écran de contrôle des prestations et contacter les salariés en cas d’anomalie (défaut de pointage, retard ou absence).
• Suivre les indicateurs de modulation du temps de travail, en concertation et sous le contrôle des RS.
• Réaliser la génération des cycles mensuels sur le logiciel Perceval.
• Procéder au classement, étiquetage et archivage des dossiers clients.

L’assistant assure les astreintes téléphoniques des soirs et week-ends en fonction des besoins du service et sur demande du responsable.

2/ Auprès de l’ensemble des services de Notre Village :

Les deux assistants assurent par roulement le remplacement de la standardiste hôtesse d’accueil en cas d’absence : lors de sa pause déjeuner, lors du dépôt du courrier à la Poste et lors de toutes ces absences.

Dans ce cadre, l’assistant assure toutes missions de la standardiste.