Secrétariat particulier du DITP

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère de l'Économie recherche un assistant de direction pour soutenir le Délégué interministériel à la transformation publique. Ce poste nécessite rigueur et discrétion, avec des responsabilités variées allant de la gestion d'agenda à l'organisation d'événements. Le candidat doit posséder une expérience administrative dans des milieux exigeants et montrer une forte capacité à travailler en équipe tout en maîtrisant les outils bureautiques.

Qualifications

• Expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant.
• Autonomie et adaptabilité requises.
• Capacité à gérer les délais, urgences et priorités.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et des déplacements du Délégué.
• Organisation d'événements et logistique associée.
• Suivi et gestion de la messagerie du secrétariat.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel et politique

Accueillir une personne, un groupe, du public

Appliquer une règle, une procédure, un dispositif

Description du poste

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique

Description du poste

Sous l'autorité de la Directrice, le titulaire du poste assure le secrétariat particulier du Délégué interministériel à la transformation publique :

La gestion de son agenda.

- Tenir à jour l’agenda, prendre ses rendez-vous et prioriser avec la cheffe de cabinet (ex: cabinets ministériels, secrétaires généraux, ministres),

- Préparer et imprimer les dossiers afférents,

- Mettre à jour son répertoire,

- Veiller sur sa messagerie et l'informer en cas de situation nécessitant son attention

La logistique à l’organisation d’évènements.

- Réserver des prestations de repas,

- Appuyer l’organisation d’évènements internes ou externes mobilisant le Délégué

- Suivre les frais de représentation afférents.

La coordination des déplacements professionnels du Délégué:

- Planifier l’activité du conducteur du Délégué, notamment lors de déplacements hors de Paris,

- Établir des ordres de mission, des états de frais, des commandes de billets et réservations d’hôtels.

L'administration du secrétariat de Direction:

- Gérer la messagerie électronique du secrétariat,

- Accueillir les visiteurs,

- Réceptionner les appels téléphoniques,

- Réserver et préparer les salles et réceptions

- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant,

- Suivre les visas et signatures,

- Classer et archiver des fichiers,

- Mettre à jour des fichiers.

L'assistant de direction assure également la gestion des déplacements des agents du service Pilotage des transformations, rattaché au Délégué (gestion des ordres de mission et de réservations de billets).

Conditions d'exercice particulières

L'assistant travaille en lien permanent avec la direction et la chefferie de cabinet du DITP.

Il interagit quotidiennement avec de nombreux interlocuteurs externes de haut niveau (cabinet du premier ministre, cabinets ministériels, préfectures…), le Secrétariat général de la DITP, le centre de services partagés du bâtiment Ségur, ainsi que l’ensemble des équipes de la Direction.

Des déplacements ponctuels sont à prévoir au Lieu de la transformation publique (5 minutes à pied, au 77 Avenue de Ségur - 75015 PARIS).

Description du profil recherché

Ce poste exige rigueur, discrétion, autonomie, adaptabilité et une forte capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.

Une expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant (interministériel, cabinet ministériel…) est indispensable pour le poste.

Une appétence pour le travail en équipe et les environnements dynamiques, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils de bureautique sont nécessaires.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif