Secrétariat particulier du DITP

Ministère - Ministère de l'Économie; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution gouvernementale à Paris recherche un Secrétaire particulier pour assister le Délégué dans ses tâches administratives. Le candidat idéal doit avoir une expérience significative en secrétariat, faire preuve de rigueur et de discrétion, et maîtriser les outils de bureautique. Le poste implique la gestion d'un agenda, l'organisation d'événements et la coordination de déplacements. Le télétravail est possible.

Qualifications

• Expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant.
• Bonne maîtrise des outils de bureautique.
• Capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat particulier du Délégué.
• Gérer l'agenda et les rendez-vous.
• Organiser des événements et des déplacements professionnels.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel et politique

Aisance relationnelle

Autonomie

Rigueur

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Description du poste

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Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

Direction interministérielle de la transformation publique (DITP)

Description du poste

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Secrétariat particulier du DITP

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

La DITP pilote le programme de transformation publique défini par le Gouvernement pour une action publique plus proche, plus simple et plus efficace, avec cinq objectifs:

• Assurer le déploiement effectif des priorités de l'action gouvernementale ;
• Territorialiser l'action publique ;
• Améliorer l’efficacité, la qualité et l’accessibilité des services publics;
• Simplifier la vie des Français et des agents publics;
• Aider les administrations à réussir leurs transformations.

Découvrir l’action de la DITP: modernisation.gouv.fr

Description du poste

Sous l'autorité de la Directrice, le titulaire du poste assure le secrétariat particulier du Délégué interministériel à la transformation publique :

La gestion de son agenda.

- Tenir à jour l’agenda, prendre ses rendez-vous et prioriser avec la cheffe de cabinet (ex: cabinets ministériels, secrétaires généraux, ministres),

- Préparer et imprimer les dossiers afférents,

- Mettre à jour son répertoire,

- Veiller sur sa messagerie et l'informer en cas de situation nécessitant son attention

La logistique à l’organisation d’évènements.

- Réserver des prestations de repas,

- Appuyer l’organisation d’évènements internes ou externes mobilisant le Délégué

- Suivre les frais de représentation afférents.

La coordination des déplacements professionnels du Délégué:

- Planifier l’activité du conducteur du Délégué, notamment lors de déplacements hors de Paris,

- Établir des ordres de mission, des états de frais, des commandes de billets et réservations d’hôtels.

L'administration du secrétariat de Direction:

- Gérer la messagerie électronique du secrétariat,

- Accueillir les visiteurs,

- Réceptionner les appels téléphoniques,

- Réserver et préparer les salles et réceptions

- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant,

- Suivre les visas et signatures,

- Classer et archiver des fichiers,

- Mettre à jour des fichiers.

L'assistant de direction assure également la gestion des déplacements des agents du service Pilotage des transformations, rattaché au Délégué (gestion des ordres de mission et de réservations de billets).

Conditions d'exercice particulières

L'assistant travaille en lien permanent avec la direction et la chefferie de cabinet du DITP.

Il interagit quotidiennement avec de nombreux interlocuteurs externes de haut niveau (cabinet du premier ministre, cabinets ministériels, préfectures…), le Secrétariat général de la DITP, le centre de services partagés du bâtiment Ségur, ainsi que l’ensemble des équipes de la Direction.

Des déplacements ponctuels sont à prévoir au Lieu de la transformation publique (5 minutes à pied, au 77 Avenue de Ségur - 75015 PARIS).

Description du profil recherché

Ce poste exige rigueur, discrétion, autonomie, adaptabilité et une forte capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.

Une expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant (interministériel, cabinet ministériel…) est indispensable pour le poste.

Une appétence pour le travail en équipe et les environnements dynamiques, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils de bureautique sont nécessaires.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

Art. L322-2 2° du CGFP

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

20 Avenue de Ségur, 75007 PARIS

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre

• Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF)
• Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF)