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Secrétariat Coordination Nutrition Parentérale - HAD AP-HP à Charenton (94) F/H

AP-HP Hospitalisation à domicile (HAD)

Île-de-France

Sur place

EUR 30 000 - 40 000

Plein temps

Il y a 2 jours

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Résumé du poste

Un établissement hospitalier dynamique recherche un secrétaire pour la coordination de la nutrition parentérale à domicile. Ce poste implique la gestion des livraisons, la communication avec les patients et les prestataires, ainsi que des compétences organisationnelles solides. Les candidats doivent être rigoureux, communicatifs et disposés à travailler au sein d'une équipe dédiée à l'excellence des soins.

Qualifications

Expérience de secrétariat demandée.
Compétences en outils bureautiques nécessaires.
Capacité à travailler en équipe et à respecter la déontologie.

Responsabilités

Coordination des livraisons de nutrition parentérale à domicile.
Gestion des plannings de livraison et communication avec les prestataires.
Rédaction de documents et suivi des indicateurs.

Connaissances

Accueillir et orienter des personnes

Organiser et prioriser les activités

Rédiger et mettre en forme des documents

Assurer un suivi et une traçabilité

Sens relationnel

Méthode et rigueur

Qualités rédactionnelles

Discrétion et disponibilité

Respect de la confidentialité

Adaptabilité et polyvalence

Formation

Expérience de secrétariat

Outils

Word

Excel

Outlook

Secrétariat Coordination Nutrition Parentérale - HAD AP-HP à Charenton (94) F/H

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Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
Employeur : AP-HP Hospitalisation à domicile (HAD)
Localisation : Val de Marne (94), France

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Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

Catégorie Non renseigné
Management Non renseigné
Télétravail possible Non renseigné

LIAISON HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
N+1 : Cadre administratif de département

Missions Générales
Le secrétaire de la Coordination assure sous le contrôle du Pharmacien Chef de service du Département Pui-Logistique et du pharmacien responsable de l’activité NPAD, la coordination des livraisons de poches de nutrition parentérale à domicile.

Missions liées à l’activité pharmaceutique
Logistique :
Organiser les livraisons des poches de nutrition sur tous les départements français, 365 J par an
Assurer la communication avec les prestataires et les centres de référence NPAD par mail, par téléphone et par FAX
Répondre aux appels des patients NPAD et savoir réorganiser la distribution des poches en fonction des problèmes identifiés
Assurer les modifications en temps réel sur les plannings de livraison
Gérer la commande des produits spécifiques pour l’activité (hôpital Beaujon) en collaboration avec le PPH de l’activité NPAD
Contrôler la conformité des coordonnées de chaque patient sur les poches en fin de journée
Plannings des prestataires :
Gérer, ajuster et Imprimer, les informations des plannings de livraison (prestataires: TSE + SMS)
Planifier et mettre à disposition le planning aux agents
Assurer la mise à jour des adresses patient
Assurance qualité:
Contrôler l’identitovigilance des poches préparées par les centres de référencesous la responsabilité du pharmacien en collaboration avec le PPH de la même activité
Acquitter les alarmes MYSIRIUS, extraire les données des sondes MYSIRIUS et alerter le cadre de la PUI et/ou le pharmacien référent
Identifier et numériser les non conformités et les retraits de lot sous la responsabilité du pharmacien référent
Mettre à jour les documents dans la GED (gestion électronique des documents)
Connaitre la procédure dégradée en cas de non livraison de poche NPAD
Maitrise Environnement :
Commander les fournitures de bureau en lien avec l’activité
Classer, ranger les divers documents en lien avec son activité
Indicateurs:
Alimenter les différents tableaux Excel pour le suivi des indicateurs
Missions secrétariat:
Rédiger et mettre en forme des documents, des courriers et comptes rendus
Missions spécifiques:
Savoir communiquer les informations: ponctuellement, le secrétaire de la coordination sera remplacée par un autre secrétaire ou par un préparateur en pharmacie hospitalier pendant les congés
Projet:
Participer aux projets du département en lien avec le responsable du service

Quotité de travail :
Emploi Temps Plein

Horaires de travail :
Travail en 7h30 sur une amplitude 9h-17h
Repos WE et jours fériés
1h de coupure repas dont 30 mn sur le temps de travail

Profil recherché

Compétences requises :
- Accueillir et orienter des personnes physiquement et au téléphone
- Organiser et prioriser les activités
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système
de gestion documentaire
- Rédiger et mettre en forme des documents, des notes, des procédures..
- Alerter sur des situations particulières
- Assurer un suivi et une traçabilité

Savoir-Faire requis :
- Sens relationnel, diplomatie
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Discrétion et disponibilité
- Qualités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et de la déontologie
- Adaptabilité, polyvalence
- Capacité à faire du reporting

Connaissances associées :
- Outils bureautiques : maîtriser Word, Excel, Outlook
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Vocabulaire médical
- Expérience de secrétariat

Responsable de coordination administrative

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