Secrétariat-Accueil Maison des Solidarités de Gap-Fangerots

TN France; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un adjoint administratif pour gérer les activités de secrétariat au sein d'une Maison des Solidarités. Ce rôle implique une gestion efficace des dossiers administratifs, un accueil chaleureux du public, et une collaboration étroite avec l'équipe. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques, avoir une bonne capacité d'écoute et un sens aigu des relations humaines. Si vous êtes rigoureux, méthodique, et avez un intérêt pour le travail en équipe, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise l'initiative et la discrétion tout en contribuant à des missions sociales significatives.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Expérience en secrétariat et accueil de public.
• Sensibilité aux problématiques de protection de l’Enfance.

Responsabilités

• Gestion administrative des dossiers des usagers.
• Accueil téléphonique et physique du public.
• Participation à l'harmonisation des procédures.

Connaissances

Outils bureautiques

Secrétariat

Relationnel

Gestion administrative

Formation

Baccalauréat professionnel ou général

Outils

Pack OFFICE

Solis

I-parapheur

Description du poste

Secrétariat-Accueil Maison des Solidarités de Gap-Fangerots, Hautes-Alpes

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail Temps complet
Descriptif de l'emploi
Contexte :
La particularité du poste de secrétaire Enfance exige des attendus liés à la fonction :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (tenue des tableaux de suivi des échéances des mesures d’Aide Sociale à l’Enfance)
- Être à l’aise dans les tâches de secrétariat (90% secrétariat/10% Accueil)
- Être sensibilisée aux problématiques de protection de l’Enfance et dispositifs de l’Aide Sociale à l’Enfance
- Bon relationnel en équipe de travail
Pour l’ensemble des missions exercées en Agence Territoriale :
- Accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l’Accueil Social Inconditionnel de Proximité
- Écoute, information, orientation, de 1er niveau ;
- Conseil et assistance aux usagers ;
- Prise de messages et rendez-vous ;
- Gestion du courrier « arrivée et départ » ;
- Remplacements ponctuels possibles au sein de l’équipe de secrétariat de la Maison Des Solidarités ou de l’Agence Territoriale ;
- En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat en Maison Des Solidarités et en Agence Territoriale :
- Gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers ;
- Prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique.
Gestion administrative d’une ou plusieurs thématiques spécifiques (Enfance, Autonomie, Insertion, vulnérabilité):
- Saisir dans SOLIS et participer aux évolutions du logiciel métier ;
- Participer à l’organisation des différentes instances ;
- Gérer un tableau de bord, les échéanciers, les statistiques et l’archivage des documents validés notamment dans le cadre du RGPD.
Contribution à la formation des professionnels :
- Accueil et accompagnement des stagiaires.
Participation au groupe de travail des secrétaires :
- Harmonisation des procédures ;
- Gestion des relations avec le public.
Profils recherchés
Diplômes et formations souhaitées :
- Baccalauréat professionnel ou général ou niveau
- Spécialisation ou expérience en secrétariat
Bureautique : Niveau Requis : Maîtrisé
- Pack OFFICE / Internet / Outlook / intranet
- Capacité à se former sur de nouveaux logiciels informatiques
Expérience :
- Accueil de public / Secrétariat
Application métier :
- Solis / I-parapheur
Permis de conduire :
- B ☒
Détails :
- Bonne connaissance des procédures des dispositifs et de l’organisation de l’institution ;
- Rigueur et sens de la méthode ;
- Grande discrétion ;
- Esprit d’initiative ;
- Disponibilité horaire ;
- Aptitude et intérêt aux relations humaines, qualité d’écoute et de contact, sens des relations notamment avec les publics en difficultés ;
- Capacité de travail en équipe.