SecrétaireAssistant (h/f)

cdg69; Les Ulis; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration publique recherche un(e) Secrétaire Assistant(e) pour assurer la coordination des tâches administratives et l'accueil du public dans le service. Le candidat idéal possède un BAC pro secrétariat et une expérience sur un poste similaire. Des compétences en gestion des priorités et en rédaction sont nécessaires. Ce poste est proposé à temps complet avec des options de télétravail.

Qualifications

• Expérience professionnelle sur un poste similaire requise.
• Capacité à intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
• Savoir gérer et orienter les appels téléphoniques.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du service et la coordination des tâches administratives.
• Organiser les réunions et événements de service.
• Accueillir le public et les partenaires.

Connaissances

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Prendre des notes

Rédiger des comptes rendus de réunion

Gérer les aléas

Formation

Bac pro secrétariat

Description du poste

SecrétaireAssistant (h/f), Seine-Saint-Denis

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Assurer le secrétariat du service et la coordination des tâches administratives liées à l’activité du service Missions / conditions d'exercice Assurer la coordination des tâches administratives (suivi courrier, organisation logistique des réunions, évènements de service, nouvelles arrivées, …) liées à l’activité du service et notamment des projets (parapheurs, rapports en CP via Webdélib, notification des courriers et envois), être des circuits de signatures des conventions et des notifications, gestion des tableaux de suivi des conventions
Organisation de l'agenda et planification des réunions du service et de la Chefferie de service
Recherche et diffusion d'informations, réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (courriers, notes, compte rendus…) et appui à la saisie de données et d’indicateurs pour le reporting de l’activité du service (Excel ou logiciel CLAUSE dédié, formation possible)
Assurer l’accueil téléphonique et physique du public et des partenaires
Participer à la continuité du service et de la direction en lien avec les autres secrétaires assistantes Profils recherchés * Techniques
- - Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et mettre en forme tous types de courriers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir gérer les aléas et alerter sa hiérarchie

Niveau d'études : BAC professionnel secrétariat
Diplômes requis : bac pro secrétariat
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire requise(s)