Secrétaire - Service de l'ouverture internationale F / H

Ecole alsacienne; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école dynamique et respectée à Paris recherche un(e) candidat(e) trilingue pour gérer les échanges linguistiques et les tâches administratives. Ce rôle clé implique la coordination logistique, la communication avec les familles et l'organisation de réunions. Le candidat idéal doit avoir une solide formation en secrétariat ou en langues, avec au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire. Rejoindre cette institution, c'est faire partie d'une équipe engagée et contribuer à l'ouverture internationale de l'école, tout en développant vos compétences dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et trilingue (Français, Anglais, Autre).
• Minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire.

Responsabilités

• Gestion logistique et administrative des échanges de courte durée.
• Secrétariat de la Responsable de l’ouverture internationale.
• Organisation de déplacements à l’étranger.

Connaissances

Trilinguisme (Français, Anglais, Autre langue)

Outils bureautiques

Organisation

Communication

Formation

BTS Secrétariat

BTS Tourisme

Licence en langues étrangères

Description du poste

L’École alsacienne est un établissement privé laïque, sous contrat d’association avec l’État, reconnu d’utilité publique et fondé en 1874.

Située dans le 6e arrondissement de Paris, l’École alsacienne est composée d’une école maternelle, d’une école élémentaire, d’un collège et d’un lycée, scolarisant 1800 élèves.

Site Internet : www.ecole-alsacienne.org

Adresse : 109 rue Notre-Dame-des-Champs, 75006 Paris

Description du poste

Gestion logistique et administrative des échanges de courte durée :

1. Traitement des dossiers de pré-inscription aux échanges,
2. Organisation logistique des échanges linguistiques de courte durée : contact avec les établissements étrangers, préparation de l’accueil des groupes étrangers (emplois du temps et programmes d’activités, accueil à l’École…), préparation du départ de nos groupes (réservations aériennes, formalités administratives – visas, assurances…), préparation des budgets en lien avec le service de l’intendance,
3. Communication avec les familles et les autres services de l’École,
4. Organisation des réunions d’information.

Secrétariat de la Responsable de l’ouverture internationale (mission partagée avec une autre collaboratrice) :

1. Courrier, classement et archivage, reprographie,
2. Accueil des élèves et des parents (téléphonique et en personne),
3. Gestion de l’agenda, prise de rendez-vous.

Gestion administrative hors échanges :

1. Organisation de déplacements à l’étranger (réservations aériennes, formalités…),
2. Traductions ponctuelles.

Profil recherché

De formation BTS Secrétariat (bilingue ou trilingue), BTS Tourisme, ou Licence en langues étrangères, le ou la candidat(e) devra maîtriser les outils bureautiques et être parfaitement trilingue (la maîtrise du français et de l'anglais est obligatoire, ainsi que d'une autre langue européenne ou du chinois). Minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire.

Qualités souhaitées :

Le ou la candidat(e) devra faire preuve de polyvalence, de rigueur, d’esprit d’équipe et avoir des capacités d’organisation et d’anticipation.

Il ou elle devra disposer d'excellentes qualités de rédaction et d’expression (en français et en anglais), de sens du contact, de discrétion et de diplomatie.