Secrétaire Service Approvisionnements et Magasins Ivry sur Seine H / F

Etablissement Français du Sang; Ivry-sur-Seine; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de santé publique à Ivry-sur-Seine recherche un(e) Secrétaire pour le service approvisionnements et magasin. Vous serez responsable du suivi administratif des commandes, de la gestion des inventaires sous SAP, et de la préparation des réunions. Un Bac +2 à Bac +3 ainsi que de bonnes connaissances de SAP et des outils bureautiques sont nécessaires. Ce poste demande polyvalence et autonomie.

Qualifications

• Bonnes connaissances de SAP.
• Bonne maîtrise des outils de bureautique.
• Aisance relationnelle et rédactionnelle.

Responsabilités

• Suivi administratif des commandes et des inventaires.
• Gestion et suivi de la boîte mail du service.
• Préparation des réunions de service.

Connaissances

Connaissances en SAP

Compétences bureautiques (Excel, Word)

Aisance relationnelle

Polyvalence

Réactivité

Autonomie

Formation

Bac +2 à Bac +3

Description du poste

L'EFSest un acteur vital pour le système de santé français, aussi vital que le sang l'est pour l'organisme.

Avec 10 000 professionnels répartis dans toute la métropole et les territoires d'Outre-mer, l'EFS est mobilisé à toutes les étapes de la chaîne de soin au service des patients et pleinement engagé dans la médecine de demain : de la recherche fondamentale et clinique aux diagnostics en passant par la formation jusqu'au soin des patients transfusés ou greffés.

Principales missions

La Secrétaire du service approvisionnements et magasin travaille aux côtés du Responsable du service pour tout ce qui a trait aux tâches administratives liées à l'activité.

• suivi administratif des commandes créées par les approvisionneurs (Docusign notamment),
• renseignement des indicateurs / tableaux de bord hebdomadaires et mensuels du service,
• suivi des tickets restaurants, commande de fournitures,
• archivage, classement,
• suivi administratif des inventaires tournants,
• suivi des demandes effectuées aux Achats,
• suivi des litiges et des retraits de lot,
• participation à la création des bons de commande,
• participation au paramétrage du MRP,
• préparation des réunions de service (réservation de salle, alimentation du powerpoint, invitations)

gestion et suivi de la boite mail du service.

Relations internes

• Services supports
• Utilisateurs Services Généraux
• Utilisateurs Sites
• Magasins Principaux
• Magasins secondaires

Relations externes

• Fournisseurs
• Transporteurs

Gestion des inventaires tournants sous SAP en tant que back up.

Ces activités peuvent être complétées ou réduites selon les besoins déterminés par la hiérarchie, sans toutefois porter atteinte à l'essentiel de la description de poste

Du lundi au vendredi.

Bac +2 à Bac +3

Bonnes connaissances de SAP

Bonnes connaissances des outils de bureautique (Excel, Word )

Aisances relationnelle et rédactionnelle

Polyvalence, réactivité, gestion des priorités, autonomie (prise d'initiative).