Secrétaire Polyvalent·e — CDI, Gestion Administrative

Adapeipapillonsblancs; Mutzig; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Description du poste

Sous l’autorité de la Directrice du Pôle Enfance – Education, et conformément aux valeursassociatives, aux dispositions du Projet d’Etablissement, le ou la secrétaire du Dispositif Sessad TSA 67 aura pour missions :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, des familles et des partenaires
• Assurer la création et la gestion documentaire :
  • Traitement des documents pour l’ensemble du personnel encadrant : compte rendu de réunion, lettres, notes, convocations, mails, etc…
  • Classement et archivage des documents
  • Commande de fournitures et réception de la marchandise
  • Vérification des factures fournisseurs, rassemblement des justificatifs avant envoi à la comptabilité
  • Enregistrement et traitement des données statistiques
• Assurer la gestion des personnes accompagnées et des professionnels :
  • Collecte et enregistrement des effectifs permanents des professionnels (absences, congés, formations…), des stagiaires (présence, convention, assurance, statistiques…)
  • Renseigner les outils de pilotage et de gestion de l’établissement ; suivi des tableaux de bord ; préparation, mise à jour, suivi, classement et archivage des documents de travail
  • Prise de rendez-vous pour le personnel encadrant
  • Gestion des éléments relatifs à la formation
  • Création des dossiers des usagers
• Tenir la caisse du service

Le profil idéal

• BTS secrétariat – Expérience souhaitée
• Vif(ve), rigoureux(se), organisé(e) et curieux(se)
• Polyvalence dans les tâches administratives confiées
• Savoir gérer les priorités
• Autonomie
• Parfaite maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Power point)
• Volonté de contribuer à l’esprit d’équipe

Les conditions

CDI à temps plein à pourvoir dès que possible. Rémunération dans le cadre de la convention collective du Travail du 15 mars 1966.