Secretaire Petite Enfance en Remplacement H / F

Sous la responsabilité du-de la Responsable d'EAJE :
- Assurer les tâches administratives de l'EAJE ;
- Assister le-la responsable d'EAJE dans le traitement et la circulation de l'information (écrite ou orale) ;
- Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité à toute personne interpellant l'EAJE ;
- Contribuer à l'optimisation du temps du-de la responsable d'EAJE.

Missions :

1. Gestion de planning :
   • Rappeler les échéances importantes, gestion des plannings de la structure ;
   • Saisir sur un planning les demandes de congés de l'équipe ;
2. Traitement de l'information :
   • Trier et diffuser les courriers papiers ou électroniques. Identifier l'objet du courrier ;
   • Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel) en veillant au respect de la charte courrier ;
   • Rédiger des courriers simples ;
   • Gérer les messages téléphoniques ;
   • Organiser et assurer le classement papier et informatique, archiver les documents selon les procédures définies.
3. Contribution à la gestion sur Babicarte :
   • Saisir les dossiers des enfants, éditer les contrats d'accueil ;
   • Dématérialiser les justificatifs ;
   • Gérer les présences / absences des enfants (badges, maladie, congés pré-déduits, etc.) ;
   • Mettre à jour les éléments nécessaires à la facturation ;
   • Assurer le replacement des enfants pour le dépannage d'été ;
   • Alerter le-la responsable de l'EAJE sur l'absentéisme des enfants conformément au règlement de fonctionnement.
4. Contribution au suivi des remplacements d'agents :
   • Utiliser le tableau de mise à disposition des agent-e-s sectorisé-e-s ;
   • Réaliser des demandes de remplacement en respectant la procédure ;
   • Renseigner le logiciel Régence.
5. Contribution à la gestion de dossiers spécifiques :
   • Rechercher des informations pour la constitution de dossiers thématiques ou liés à un événement ;
   • Mettre à jour des tableaux de bord (suivi des congés des enfants), la fiche d'identification de l'EAJE et alerter en cas de besoin ;
   • Rechercher et extraire des données pour éclairer l'activité (sur demande du-de la responsable).

Accueil :

• Assurer l'accueil téléphonique de premier niveau et l'accueil physique des personnes sollicitant le service.

Suivi des enveloppes budgétaires :

• Réaliser la commande de repas à la cuisine centrale si nécessaire ;
• Utiliser le logiciel Astre pour passer les commandes, réaliser les engagements, tenir à jour l'état des dépenses ;
• Procéder à la liquidation des factures après validation par le-la responsable de service.

Gestion des fournitures administratives :

• Recenser les besoins, veiller à la disponibilité des fournitures ;
• Préparer les commandes, réceptionner les livraisons.

Organisation de réunions ou événements :

• Préparer les informations et pièces nécessaires ;
• Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réservation, matériel) ;
• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus.

Participation à la vie du service et du CCAS :

• Participer aux réunions du service et du CCAS.

Compétences et qualifications :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Connaissance des logiciels Sibel, Astre, Régence ;
• Maîtrise du français écrit et oral ;
• Rigueur, organisation, discrétion ;
• Capacité à travailler en équipe, polyvalence, gestion du temps ;
• Sens de l'accueil et bon relationnel ;
• CAP, BEP ou Baccalauréat en secrétariat souhaité.