Secrétaire pédagogique (h/f) CDD 6 mois

cdg69; Les Ulis; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité recherche un Adjoint administratif en CDD pour 6 mois. Le candidat sera responsable de l'accueil des usagers, de la gestion administrative et des relations avec les professeurs au sein du Conservatoire. Un bon niveau d'informatique et des compétences en accueil sont requis. Horaires de travail : du lundi au vendredi de 10h à 18h.

Qualifications

• Connaissance des outils informatiques et des logiciels spécifiques du Conservatoire.
• Maîtrise des techniques de réception, d'accueil physique et téléphonique.
• Travail en équipe avec rigueur et sens du service public.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers.
• Gérer le secrétariat du Conservatoire et l'inscription des élèves.
• Participer à l'organisation d'événements et au suivi des présences.

Connaissances

Connaissance de l’outil informatique

Maîtrise des techniques de réception

Bonne expression orale et écrite

Rigueur

Travail en équipe

Outils

Imuse

Concerto

Synbird

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint du patrimoine, Adjoint du patrimoine principal de 1ère classe, Adjoint du patrimoine principal de 2ème classe, Agent social, Agent de maîtrise

Ouvert aux contractuels : Oui

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limite de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assurer l’accueil physique et téléphonique des élèves, des familles, des enseignants. Assurer le secrétariat pédagogique du Conservatoire et des ateliers des Beaux-Arts. Apporter un soutien administratif aux différentes actions du Conservatoire.

Missions / conditions d'exercice

• Accueil physique et téléphonique :
  • Accueillir, renseigner, orienter les usagers, sur le plan administratif en lien avec les actions pédagogiques.
  • Assurer une gestion efficace des appels téléphoniques, filtrage, suivi de l’adresse courriel du conservatoire et traitement des messages.
  • Prise de RDV téléphonique et physique avec la responsable des études et de l’enseignement.
  • Réception et expédition du courrier et mailing dans le respect des consignes et procédures (enregistrement, diffusion aux responsables hiérarchiques, photocopies…)
• Tâches administratives :
  • Aide ponctuelle dans l’organisation des évènements d’envergure de la Direction du Conservatoire.
  • Relation directe avec les professeurs (courrier et autres).
  • Inscription et réinscription des élèves.
  • Utilisation des logiciels spécifiques au conservatoire : Imuse, Concerto, Synbird…
  • Bilan des présences et absences des enseignants.
  • Suivi des absences des élèves, envoi des avis aux familles, relance des enseignants.
  • Relation directe avec le/de la responsable de l’organisation opérationnelle et administrative.

Profils recherchés

1. Connaissance de l’outil informatique.
2. Maîtrise du logiciel spécifique de fonctionnement du Conservatoire.
3. Maîtrise des techniques de réception, d’accueil physique et téléphonique.
4. Savoir travailler en équipe : lien avec l’agent secrétariat accueil / Connaissance de la ville et des autres services municipaux.
5. Bonne expression orale et écrite.
6. Savoir s’adapter aux matériels et techniques informatiques.
7. Rigueur, disponibilité, sens du Service Public.
8. Travail en équipe.
9. Savoir encadrer.

CDD 6 mois. Horaires : lundi - vendredi de 10h à 18h.