Secrétaire pédagogique F / H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions.

Présentation de la Direction : Bureau d’Appui à la Pédagogie – BAP

Présentation du service : Gestion pédagogique de l’ensemble des enseignements (UE-DES-DESC-Capacité-DIU-DU) délivré par la faculté de santé en support des besoins des personnels enseignants.

Localisation : Faculté de santé SORBONNE UNIVERSITE – 91 Bd de l’Hôpital 75013 PARIS

Fonction : Secrétaire pédagogique

Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Mission : Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, pédagogique et logistique au sein du Bureau d’Appui à la Pédagogie : Gestion pédagogique d’un portefeuille de diplômes universitaires et interuniversitaires (DU-DIU).

Activités principales :

• Suivi et mise à jour des listes des étudiants acceptés pour une inscription dans un DU-DIU
• Assistance administrative aux responsables des DU-DIU
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Coordination pédagogique : organisation des cours, réservation des salles, information des étudiants
• Suivi de l’assiduité aux cours des étudiants avec préparation des listes d’émargements
• Organisation des examens et le recueil des résultats
• Assurer une collaboration étroite avec la scolarité du troisième cycle
• Gérer les différentes commandes des responsables de formation en lien avec la direction des formations et la direction des Finances et achats
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Conditions particulières d'exercice : Contraintes horaires ponctuelles en fonction du calendrier des activités d’enseignement.

Connaissances requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de la faculté de santé SORBONNE UNIVERSITE
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en anglais
• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Connaissances de base en gestion budgétaire
• Utiliser l’outil internet et la messagerie électronique
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : APOGEE, SIFAC, Globeo, Moodle
• Utiliser les outils bureautiques Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Access)

Savoir-faire transversaux :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe et en autonomie

Savoir-être :

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation
• Rigueur et fiabilité