Secrétaire pédagogique en charge de l’amélioration des processus h/f

CY Cergy Paris Université; Pontoise; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche un(e) formateur(trice) pour le secrétariat pédagogique, chargé(e) de faciliter la mise en œuvre de la politique de l'établissement, de former les secrétaires sur des applications spécifiques et de veiller à la qualité des services. Le candidat idéal doit maîtriser la bureautique, posséder de bonnes qualités relationnelles et une expérience dans le secrétariat pédagogique est souhaitée.

Prestations

Télétravail possible après validation

Titre de transport remboursé à 75%

Participation à mutuelle

Responsabilités

• Faciliter la mise en œuvre de la politique de CY et de l'IUT.
• Former les secrétaires sur l’usage des applications métier.
• Contrôler le respect des procédures au sein des secrétariats.

Connaissances

Maîtrise de la bureautique

Connaissance des applications CY

Capacité à former

Autonomie

Capacité d'écoute

Outils

Office 365

Power BI

Moodle

Description du poste

À propos de nous

Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ? Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion.

Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.

L’IUT de Cergy-Pontoise est une composante de CY Cergy-Paris Université. Il est organisé en une direction administrative à Neuville et 10 départements d’enseignements situés à Neuville, Argenteuil, Sarcelles et Pontoise. Après avoir été certifié ISO 9001 de 2011 à 2023, l'IUT est certifié ISO 21001 depuis 2024 et certifié QUALIOPI depuis 2021.

Le poste est rattaché à la direction de l'IUT sur le site de Neuville mais nécessite une fréquentation régulière des secrétariats pédagogiques. Il nécessite donc des déplacements sur les trois autres sites.

Mission

Faciliter la mise en œuvre de la politique de CY et de l’IUT sur les sites dans le domaine du secrétariat pédagogique. Faciliter la mise en œuvre du processus formation au sein de l'IUT : consolidation des données, mise en place de procédures, formation et remplacement des secrétariats si besoin...

Assiste et Forme les Secrétaires

• Forme les secrétaires sur l’usage des applications métier spécifiques à l’IUT.
• Secoure les personnels en difficulté sur les outils bureautiques, applications métier et informatique.
• Diffuse l’usage d’Office 365, Power BI et Moodle dans les secrétariats et à la direction.
• Sensibiliser les collègues au développement durable et aux gestes du quotidien.
• Supplée si besoin les absences ponctuelles des secrétaires.

Participe Activement à La Démarche Qualité

• Recense, diffuse les bonnes pratiques et les formalise dans le système qualité.
• Contrôle le respect des procédures au sein des secrétariats en mettant en place des outils d’alerte et des indicateurs.
• Rédige des aides à la conduite.
• Calcule des indicateurs.
• Prépare les données chiffrées d’aide à la décision pour la RA et le directeur en particulier pour les réponses aux services centraux, ministériels et à l’ADIUT.

Est Référent d’Applications de Scolarité

• Scodoc pour l'IUT
• Apogée en binôme

Profil

Maîtriser la bureautique (Word, Excel incluant TCD et calculs, PowerPoint, TEAMS, Power BI, FORMS…). Maîtriser techniquement l'environnement : organisation CY, bases de droit administratif, utilisation des applications CY, IUT et de la bureautique (Apogée, e-candidat, Parcoursup, Campus France, Celcat, SAGHE, Pstage, Scodoc, Edusign). Connaissance des formations de l'IUT et de CY. Être conscient des enjeux sociétaux et environnementaux. Savoir présenter, synthétiser, analyser. Avoir le permis B. Posséder des qualités telles que l'autonomie, l'écoute, la compréhension, l'autorité, la diplomatie, la fermeté de principe, l'adaptabilité, le sens du service public, ainsi que la capacité à partager et transmettre ses connaissances. Idéalement, avoir une expérience dans des fonctions de secrétariat pédagogique.

Conditions De Travail

Poste ouvert aux agents titulaires (détachement / mutation) et aux agents contractuels (CDD de 12 mois renouvelable). A pourvoir à partir dès que possible. 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an. Poste basé sur le site de Neuville sur Oise. Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail. Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois. Politique de formation interne développée. Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai). Offre sportive, culturelle et amicale du personnel.

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B) : entre 1700€ et 1900€ net par mois.