Secrétaire pédagogique département GEA

Université de Toulon; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recherche un(e) Secrétaire Pédagogique pour assurer l'accueil des étudiants et gérer les aspects administratifs liés à leur cursus. Les missions incluent la gestion des conventions de stages, la saisie des notes et le support aux enseignants. Le candidat doit avoir au minimum un diplôme de niveau 3, avec des compétences en gestion administrative et en accueil. Ce poste est basé à La Garde.

Qualifications

• Connaissances des techniques d’accueil et de gestion administrative essentielles.
• Compétences opérationnelles en procédures administratives dans un contexte éducatif.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants.
• Gérer les conventions de stages des étudiants.
• Saisir les notes et afficher les résultats.

Connaissances

Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat

Fonctionnement administratif universitaire

Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)

Travailler en équipe

Sens de l’organisation

Formation

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Outils

Apogée

Hyperplanning

Description du poste

Secrétaire pédagogique département GEA

Vos missions en quelques mots : Placé Sous L'autorité De La Responsable Du Pôle Secrétariat Pédagogique, Et Sous La Responsabilité Du Chef De Département Et De La Direction Administrative De Site, Le Secrétaire Pédagogique De Département Contribue Aux Missions Du Pôle Secrétariat De Département Dans Les Activités Suivantes

• Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance.
• Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
• Gérer les conventions de stages des étudiants en fonction du calendrier des stages.
• Gérer le contrôle d'assiduité des étudiants en alternance et le suivi des pénalités d'absence.
• Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
• Assister aux réunions du département et en rédiger les relevés de conclusions.
• Réceptionner les commandes de fournitures et assurer une assistance aux enseignants et intervenants.
• Assurer un appui à l'événementiel en tant que de besoin.

Profil recherché

Connaissances

• Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat
• Fonctionnement administratif universitaire
• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, stages, jury)
• Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences Opérationnelles

• Accueillir les populations concernées
• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
• Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
• Utiliser les logiciels métiers Apogée, Hyperplanning
• Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail)
• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
• Travailler en équipe
• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie

Compétences Comportementales

• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Sens du service public
• Disponibilité

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Localisation

138 Avenue de l Université 83130 La Garde

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire