Secrétaire Organisme de Formation

Association Addictions France; Montpellier; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

9 jours de congés trimestriels

Mutuelle

Tickets restaurants

Résumé du poste

Association Addictions France recrute un/une secrétaire administratif(ve) pour soutenir l’équipe Occitanie (Montpellier). Vous gérez les dossiers formation, assurez le suivi administratif et participez à la démarche Qualiopi.

Expérience en secrétariat appréciée; accompagnement à la prise de poste et utilisation de DIGIFORMA et outils bureautiques exigés.

Qualifications

• Formation ou expérience en secrétariat / assistanat administratif.
• Maîtrise des outils informatiques et numériques indispensables.
• Bonne relation client et travail en équipe.

Responsabilités

• Suivi administratif des actions de formation : gestion des dossiers, tenue des tableaux de suivi et échanges avec les formateurs.
• Vérification en amont des éléments administratifs et qualité des dossiers (Qualiopi).
• Gestion via Digiforma : saisie des dossiers, facturation et suivi administratif.
• Envoi des factures et gestion des demandes des clients et partenaires.
• Gestion des mails professionnels et soutien aux équipes régionales.

Description du poste

Association Addictions France (anciennement ANPAA) est une association loi 1901, reconnue d’utilité publique et agréée d’éducation populaire, implantée sur l'ensemble du territoire national avec 15 directions régionales coordonnées par son siège national, et animée par des bénévoles et près de 2000 professionnels.

Association Addictions France organisée en 14 sites régionaux propose des formations à tout professionnel ou bénévole intéressé et/ou confronté à des problématiques liées aux conduites addictives.

Le poste recherché est pour le Site en Occitanie, basé à Montpellier. Les équipes de formation de l’organisme de formation en Occitanie interviennent sur l’ensemble de la région.

Le site est composé :

• D’une équipe pédagogique composée de professionnels de terrain et d’experts en addictologie basée en région ;
• D’une équipe de coordination et pilotage pour assurer une réponse réactive, coordonnée et de qualité aux demandes de formation;

Le poste à pourvoir doit venir soutenir l’équipe de coordination de la région Occitanie.

À propos du poste

La/le secrétaire / assistant·e administratif·ve (H/F) intervient au sein de l’organisme de formation Occitanie et contribue au bon fonctionnement administratif, à la relation avec les clients et à l’appui de l’équipe pédagogiques régionales.

Les missions principales sont les suivantes :

• Suivi administratif des actions de formation : gestion des dossiers, tenue des tableaux de suivi et échanges avec les formateurs ;
• Suivi de la conformité des formations en amont, incluant la vérification des éléments administratifs et qualitatifs des dossiers de formation, dans le respect des exigences de la certification Qualiopi(procédures existantes et accompagnement interne) ;
• Gestion et administration des formations via le logiciel DIGIFORMA: saisie des dossiers, suivi administratif et facturation (formation et montée en compétences assurées si nécessaire) ;
• Envoi des factures via DIGIFORMA;
• Gestion, suivi et orientation des demandes des clients et partenaires ;
• Suivi et gestion des boîtes mails liées à l’activité formation (DIGIFORMA et Formation Occitanie) ;
• Appui administratif et technique auprès des formateurs et des équipes régionales Occitanie ;
• Contribution à l’élaboration et à la mise à jour du catalogue de formation Occitanie;
• Participation à la démarche qualité de l’organisme de formation et à la préparation des audits liés à la certification Qualiopi;
• Contribution à l’amélioration continue des pratiques administratives,pédagogiques, commerciales, notamment par l’utilisation d’outils numériques et l’intégration progressive de solutions d’Intelligence Artificielle.

Profil recherché – H/F

Le poste est ouvert à toute personne disposant d’une formation ou d’une expérience en secrétariat / assistanat administratif, y compris en dehors du secteur de la formation professionnelle.

Une bonne maîtrise des outils informatiques et numériques (bureautique, messagerie, outils collaboratifs) est indispensable.

Une connaissance ou une première expérience de :

• la formation professionnelle,
• et/ou du logiciel DIGIFORMA,

constitue un atout, mais n’est pas obligatoire. Un accompagnement à la prise de poste est prévu.

Qualités attendues

• Bonnes qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe;
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie ;
• Curiosité, envie d’apprendre et capacité à monter en compétences ;
• Débrouillardise, adaptabilité et capacité à être force de proposition;
• Aisance dans un environnement évolutif et multi-interlocuteurs.

Formation et expérience

• Diplôme :Bac +2 minimum – Gestion administrative, secrétariat ou équivalent ;
• Expérience :12 mois minimum sur un poste administratif ou similaire.

Type d'emploi : CDD 0.5 ETP

Durée du contrat : 1 an avec possibilité de renouvellement

Rémunération : selon la grille de Convention collective 66, secrétaire technicien supérieur, à partir de 1 862 euros brut mensuels pour un temps plein + prime Ségur.

Avantages : 9 jours de congés trimestriels par an, Mutuelle, Tickets restaurants.

Poste à pourvoir début novembre

Entretien avec les coordinateurs de l’organisme de formation et Direction régionale à compter du 5 octobre 2026.