Secrétaire Médico-Social - H/F

Inserm France; Vitry-sur-Seine; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de recherche en santé à Vitry-sur-Seine recrute un(e) assistant(e) de coordination pour le Service de coordination de la médecine de prévention. Vous serez chargé(e) de gérer le secrétariat du médecin du travail et d'assurer la coordination des activités administratives. Ce poste exige rigueur, autonomie et compétence en gestion administrative, avec un diplôme requis de Bac à Bac+2. Un environnement stimulant en interactions médicales et administratives vous attend.

Qualifications

• Connaissance des procédures administratives et de l'environnement de la fonction publique.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des logiciels bureautiques courants.
• Expérience souhaitée dans l'assistanat de direction.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de coordination et gérer les activités du médecin du travail.
• Préparer les réunions, gérer l'agenda et centraliser les rapports d'activité.
• Encadrer et animer l'équipe des assistantes.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Communication

Autonomie

Formation

Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations

Outils

Word

Excel

Power Point

SIFAC+

Description du poste

Description

Mission principale

Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), vous assurez le secrétariat de coordination ainsi que celui du médecin du travail pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l’Administration du siège, en liaison avec l’assistante déjà présente.

Activités principales

Assurer des activités de secrétariat classique pour le médecin coordonnateur:

· Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur

· Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, procédure des bons de commande et frais de missions sur SIFAC+

· Assurer les commandes de fournitures

· Organiser en collaboration avec l’assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail

· Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail

· Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus

· Centraliser les rapports d’activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d’activité national de médecine de prévention

· Tenir à jour l’annuaire national des médecins du travail.

· Encadrer et animer l’équipe des 3 autres assistantes

· En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l’enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins

· Assurer l’accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l’APHP pour les conventions de stage.

Assurer le secrétariat du médecin du travail :

· Accueillir et réaliser les pré-visites,

· Gérer les demandes de visites,

· Gérer l’agenda du médecin,

· Gérer les convocations,

· Réaliser le classement et l’archivage des dossiers

· Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail

· Assurer le suivi des facturations de l’activité du médecin du travail et leur validation pour mise en paiement

· Suivre les transferts des dossiers médicaux

· Centraliser et archiver des dossiers médicaux

· Classer les fiches individuelles d’exposition dans les dossiers médicaux

·

Spécificité(s) et environnement du poste

Confidentialité des données médicales sensibles

Profil recherché

Connaissances

· Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé

· Procédures administratives

· Notions en finances publiques

Savoir-faire

· Maîtriser les techniques de secrétariat

· Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point) et du progiciel de gestion SIFAC+

· Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical

· Maîtriser les usages administratifs des domaines d'intervention

· Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences

Aptitudes

· Rigueur, sens de l’organisation,

· Réactivité et autonomie

· Sens de la communication et du travail en équipe

· Faire preuve de discrétion

· Comprendre la nécessité de confidentialité vis à vis des données médicales

Expérience(s) souhaité(s)

· Expérience dans l’assistanat de direction

Niveau de diplôme et formation(s)

· Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager