Secrétaire Médicale - Unité de Fœtopathologie F/H

AP-HP; Clamart; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Prime de service et logement

Remboursement Navigo 75%

Restaurant du personnel

Place en crèche

Parking sur site

Formation continue AP-HP

Job summary

AP-HP, située à Clamart, propose un poste d’assistant(se) secrétariat au sein de l’Unité de Foetopathologie. Vous assurez la permanence téléphonique, la gestion des plannings et des courriers, et vous participez à la documentation et au suivi des examens foetoplacentaires.

Leposte requiert une formation en secrétariat médico-social et une expérience en secrétariat médical, avec une maîtrise des outils bureautiques et une bonne connaissance de la terminologie médicale.

Qualifications

• Diplôme exigé dans le domaine médico-social et secrétariat.
• Expérience en secrétariat médical souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de la terminologie médicale.

Responsibilities

• Gérer la permanence téléphonique
• Gérer la consultation du Dr Martinovic
• Gérer les plannings du personnel médical
• Gérer les courriers internes et externes du service (rédaction, envoi, distribution et traçabilité)
• Gérer le système documentaire
• Gérer les commandes bureautiques/cartouches/interventions (ex. panne du photocopieur, du fax)
• Organiser et/ou participer aux réunions et rédiger les comptes rendus des réunions de service
• Saisir les comptes rendus d’examens foetoplacentaires et placentaires (30% dictée, 70% papier)
• Classer/archiver les documents internes et externes
• Suivi des demandes d’examen complémentaire en fœtopathologie
• Assurer la liaison avec les conseillères en génétique et l’envoi des courriers de consultation
• Traçabilité des données d’examens dans Excel
• Saisie BaMaRa des données fœtopathologies
• Facturation des examens externes
• Suivi des départs des corps de fœtus au crématorium
• Envoi des photographies des bébés aux maternités

Skills

Secrétariat médical

Dactylographie rapide

Gestion appels téléphoniques

Prise de notes

Bureautique avancée

Terminologie médicale

Education

Baccalauréat sciences médico-sociales

Diplôme de secrétariat médico-social

Job description

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

indication en brut

Service d'affectation

Secrétariat en Unité de Foetopathologie

Présentation du service

Unité de Fœtopathologie :

Le service estouvert de 09h00 à 16h30 du lundi au vendredi.

L’équipe de l’Unité de Fœtopathologie réalise les examens foetoplacentaires et placentaires des Maternités de l’hôpital Antoine Béclère, de l’hôpital Bicêtre et de d’autres établissements partenaires publics et privés.

Elle accorde une grande importance à la recherche des causes génétiques de mortalité et, ce faisant, contribue également à des protocoles de recherche.

Le service dispose

• d’un Système de Gestion de Laboratoire (SGL) : Diamic
• d’un Système de Gestion d’Images numériques (SGI) : Calopix (Tribvn)

Composition de l’équipe :

• Équipe médicale de fœtopathologie
  • 1 P.H
  • 2 Dr Junior
• Équipe paramédicale
  • 1 cadre de santé
  • 1 secrétaire médicale
  • 3 techniciens de laboratoire
  • 1 aide de laboratoire.

Vos missions

Missions spécifiques

• Gérer la permanence téléphonique
• Gérer la consultation du Dr Martinovic
• Gérer les plannings du personnel médical
• Gérer les courriers internes et externes du service (rédaction, envoi, distribution et traçabilité)
• Gérer le système documentaire
• Gérer les commandes bureautiques/cartouches/interventions (ex. panne du photocopieur, du fax)
• Organiser et/ou participer aux réunions et rédiger les comptes rendus des réunions de service
• Saisir les comptes rendus d’examens foetoplacentaires et placentaires (fournis à 30% par dictée sur cassette et 70% sous format papier). Cette activité représente 60% de la charge de travail journalière
• Classer/archiver les différents documents internes et externes du service
• Suivi des demandes d’examen complémentaire en fœtopathologie

Activités spécifiques

• Assurer la liaison avec les conseillères en génétique avec frappe et envoi des courriers de consultation
• Assurer la traçabilité des données d’examens placentaires et foetoplacentaires dans un fichier Excel
• Gérer la Base Nationale de Données des Maladies Rares BaMaRa (saisie des données fœtopathologies)
• Facturation des examens externes de fœtopathologie
• Suivi des départs des corps de fœtus au crématorium de la Ville de Paris avec information aux maternités
• Envoi des photographies des bébés demandés par les parents aux maternités.

Profil recherché

PRÉ-REQUIS :

Formations et/ou qualifications requises :

• Baccalauréat sciences médico-sociales
• Diplôme de secrétariat médico-social
• Expérience dans le domaine du secrétariat médical

EXPÉRIENCE REQUISE

• Expérience en anatomie pathologique souhaitée
• Bonne dactylographie

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

• Utiliser les outils bureautiques
• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes, renseigner ses interlocuteurs
• Prise de notes rapide
• S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs
• Traiter certaines situations conflictuelles
• Utiliser internet
• Connaitre la terminologie médicale liée à la discipline
• Avoir une bonne orthographe et une bonne grammaire.

Qualités professionnelles requises :

• Vigilance, rigueur, sens de l'organisation et méthode
• Esprit d'initiative et autonomie
• Capacité d'adaptation et d'investissement
• Sens du travail en équipe, convivialité et dynamisme
• Conscience, curiosité et discrétion professionnelles.

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

Travail à mi-temps sur la base de 3 demi-journées et 1 journée de 07h30 - Repos WE et fériés

Télétravail

Non

Vos avantages à l'AP-HP

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION

• Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

AIDE À L’INSTALLATION ET AU LOGEMENT

• Aide à l’installation pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

• Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
• Place en crèche selon disponibilités
• Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
• Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires
• Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge
• Accès à une offre de formation continue conséquente
• Accès à l’espace détente LE COSY

Description de l'hôpital

Situé à Clamart (92), l'hôpital Antoine-Béclère accueille les urgences médico-chirurgicales adultes, pédiatriques et gynécologique. Doté d'une maternité de type 3, il offre également des prises en charge expertes en médecine fœtale, procréation médicalement assistée, prise en charge de l'obésité, troubles du sommeil, infections ostéo-articulaires et travaille en association avec les acteurs du territoire dans les domaines de l'enfance en danger, des violences faites aux femmes et de la filière gériatrique.

Référence de l'offre

2026-24151