SECRETAIRE MEDICALE ONCOLOGIE - H/F

Centre Hospitalier de Carcassonne; Carcassonne; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente au sein d'un établissement de santé réputé à Carcassonne. En tant que secrétaire médicale, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du secrétariat d'oncologie, en assurant l'accueil des patients, la gestion des courriers médicaux et la coordination des informations. Vous serez entouré d'une équipe dynamique, où votre discrétion, votre réactivité et votre capacité à travailler en équipe seront essentiels. Ce poste vous permettra de contribuer à l'amélioration de la prise en charge des patients, tout en développant vos compétences dans un environnement médical stimulant. Rejoignez une équipe engagée et faites la différence dans la vie des patients.

Qualifications

• Aisance à la saisie des comptes rendus et maîtrise de la terminologie médicale.
• Compétences en travail d'équipe et en coordination avec les équipes médicales.

Responsabilités

• Accueil des patients et gestion des courriers médicaux et administratifs.
• Gestion des messages pour les médecins et prise de rendez-vous.

Connaissances

Saisie des comptes rendus

Terminologie médicale

Travail en équipe

Polyvalence

Adaptabilité

Discrétion

Ecoute

Réactivité

Outils

CROSSWAY (UNIT – RDWIN)

WORD

EXCEL

CPAGE

Logiciel Archives

Internet et Intranet

Description du poste

Description synthétique du poste

Secrétaire médicale en Unité d’Hospitalisation de Jour, des consultations et d’hospitalisation d’oncologie (secrétariat mutualisé). Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.

Missions principales

1. Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l’établissement (médecins, cadres, etc…)
2. Production des courriers médicaux (de consultation, des cures de chimiothérapie, d’expertises, administratifs, nutrition et du Comité d’Onco-Hématologie)
3. Gestion du courrier arrivé et départ
4. Classement des dossiers de consultation ainsi que des classeurs de chimiothérapie dans le dossier hospitalier
5. Gestion des boîtes mails secrétariats
6. Numérisation des documents
7. Gestion du courrier externe et interne
8. Gestion des messages pour les médecins (agenda, demandes RDV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…)

Missions annexes / spécifiques

1. Correspondance et gestion des dossiers avec la secrétaire des 3C
2. Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins
3. Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales
4. Prise des rendez-vous des expertises et frappe des certificats médicaux d’expertise
5. Préparation minutieuse des consultations d’Oncologie (appel de chaque patient avant chaque consultation, récupération de l’ensemble des bilans et autres examens nécessaires à la consultation du jour…)
6. Codage du PMSI dans WEBDIAG des chimiothérapies sur l’Hôpital de Jour après récupération du CIM 10 sur la fiche RCP
7. Préparation, gestion et suivi du Comité
8. Saisie Primo-chimio orale
9. Création et gestion informatique du planning Crossway (consultations – consultations urgentes et HDJ)
10. Gestion des messages des patients
11. Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire
12. Mise à jour du tableau des astreintes médicales mensuelles
13. Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires

Liaisons fonctionnelles

Internes: Chef de l’Unité Médicale d’Activité, Praticiens hospitaliers de l’Unité Médicale d’Activité, Cadre de santé co-gestionnaire du Pole, Cadre de l’unité médicale, Personnel médical, para médical et administratif.

Externes: Médecins et secrétaires extra hospitaliers, Usagers externes.

Liens hiérarchiques

Hiérarchie administrative: Directeur(trice) des ressources humaines, Attachée d’Administration Hospitalière - Responsable des secrétariats médicaux, AMA Référente de Pole –coordinatrice.

Hiérarchie fonctionnelle: Direction du Pôle CPR, Chef de Service de d’oncologie, Médecins du Service de d’oncologie, Cadre de santé du Service d’oncologie hospitalisation et cadre de santé du service des consultations-hospitalisations de jour d’oncologie.

Rythme de travail: JOUR à Amplitude : 7 H 40. Horaires: 8H20 – 16H00 ou 8h30-16h10 ou 9H20 – 17H00

Exigences relationnelles:

• Discrétion
• Ecoute et disponibilité
• Réactivité
• Travail en équipe
• Polyvalence
• Adaptabilité

Autres: Secrétariat de l’hospitalisation, de l’hôpital de jour et des consultations mutualisé: équipe de quatre secrétaires médicales.

Logiciels utilisés:

• CROSSWAY (UNIT – RDWIN)
• WORD
• EXCEL
• CPAGE
• Logiciel Archives
• Internet et Intranet

Profil recherché

Pré requis obligatoires:

• Aisance à la saisie des comptes rendus
• Maîtrise de la terminologie médicale
• Savoir-être

Pré requis souhaités

• Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques.
• Maîtrise de la fonction d’accueil.
• Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
• Compétences sociales : Travail en équipe, Transmission de l’information, Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
• Compétences organisationnelles : Facilités d’adaptation à la polyvalence, Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.