Secrétaire médicale bloc

Hôpital Foch; Suresnes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement engagé dans la protection de l'enfance et l'insertion sociale recherche un secrétaire polyvalent. Ce rôle essentiel implique la gestion des tâches administratives, l'accueil des visiteurs, et le suivi des dossiers. Vous serez le lien entre la direction et l'extérieur, garantissant un fonctionnement fluide de la structure. Si vous êtes organisé, réactif, et aimez travailler en équipe, cette opportunité vous permettra de contribuer à une mission sociale significative. Rejoignez une équipe dynamique qui valorise l'engagement et le soutien aux personnes vulnérables.

Qualifications

• Polyvalence face aux imprévus et aux multiples tâches à accomplir.
• Capacité de rédaction et de frappe pour la documentation administrative.

Responsabilités

• Gestion des tâches administratives et comptables courantes.
• Accueil des visiteurs et gestion des appels téléphoniques.
• Suivi des dossiers administratifs des jeunes confiés.

Connaissances

Disponibilité

Polyvalence

Organisation

Sens du contact

Discrétion

Capacité de rédaction et de frappe

Travail en équipe

Rigueur

Capacité d'écoute

Réactivité

Autonomie

Outils

Nemo

Ageval

Description du poste

Secrétaire PI • Ivry-sur-Seine

Dernière mise à jour: il y a 10 jours

Description de poste

Groupe SOS Jeunesse, association loi 1901 consacrée à la protection de l'enfance et adolescence, ainsi qu'à l'éducation spécialisée et à l'insertion sociale et professionnelle, membre du GROUPE SOS. Le Groupe SOS Jeunesse est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l’entrepreneuriat social en Europe. Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.

Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l’accès de toutes et tous à l’essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux. Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

Le poste implique de s'occuper des tâches administratives et comptables courantes en fournissant un support indispensable au bon fonctionnement de la structure. Vous serez la première interface entre la Direction et l'extérieur.

Activités principales, socle du poste :

1. Tenue du standard et de l'accueil :
   • Accueil physique des visiteurs
   • Réception des appels téléphoniques
   • Suivi des e-mails et télécopies
   • Prise des rendez-vous
   • Réception et traitement du courrier reçu
2. Suivi administratif :
   • Participation aux réunions d'équipes et rédaction des compte-rendus
   • Tenue du tableau d'affichage employeur
   • Remplissage, mise à jour des données et suivi des logiciels Groupe SOS (Nemo, Ageval...)
   • Suivi des tableaux de reporting et d'activité
   • Rédaction, envoi et suivi de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la Direction
   • Tenue et suivi de l'état des présences des jeunes confiés
   • Tenue des dossiers administratifs des jeunes confiés
   • Saisie de l'ensemble des données des dossiers numériques des jeunes accueillis sur NEMO
   • Tenue et mise à jour des données statistiques concernant les jeunes confiés depuis l'admission jusqu'à la sortie sur Némo
3. Gestion :
   • Classement des dossiers et archivage
   • Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel
   • Inventaire et stockage des fournitures
   • Assurer les réceptions des commandes
   • Etablissement d'un dossier par appartement ou studio
4. Comptabilité :
   • Tenue de la caisse
   • Tenue du journal des dépenses
   • Récupération des documents comptables
   • Suivi des factures à payer et des frais de séjour à se faire payer
   • Vérification des documents comptables
   • Transmission des documents comptables et du journal des dépenses au cadre administratif

Ce poste requiert de la polyvalence face aux imprévus et aux multiples tâches à accomplir. Contacts réguliers avec les usagers : versement de budget, prise des repas.

Compétences professionnelles :

• Disponibilité
• Polyvalence
• Organisation
• Sens du contact
• Discrétion
• Capacité de rédaction et de frappe
• Travail en équipe
• Rigueur
• Capacité d'écoute
• Réactivité
• Autonomie

Vous adhérez aux valeurs et au modèle de l'entrepreneuriat social. Priorité aux travailleurs handicapés à compétences égales.