Secrétaire Médicale

Centre hospitalier Intercommunal Marmande-Tonneins; Marmande; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Centre hospitalier Intercommunal Marmande-Tonneins recherche une Secrétaire Médicale en CDI. Le poste est réparti à 100% avec 80% secrétariat du service social et 20% cellule parcours, sur une amplitude de 7h30 par jour.

Vous assurez l'accueil des patients et de leurs familles, la gestion administrative des dossiers et le suivi des actes avec les équipes médico‑soignantes. Une expérience de 6 mois en médico-social est souhaitée et le poste implique rigueur, confidentialité et travail en équipe.

Qualifications

• Être titulaire du baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent secrétaire médicale.
• Expérience de 6 mois minimum dans le champ médico-social et sanitaire.
• Connaissance générale des outils informatiques et du dossier patient informatisé.

Responsibilities

• Accueillir les patients et leurs proches en lien avec les équipes.
• Assurer le fonctionnement administratif et la traçabilité des dossiers sociaux.
• Gérer le courrier, la messagerie et les imprimés du service.
• Coopérer avec les ASE et préparer les réunions de service.
• Suivre les parcours de sortie et coordonner les aspects administratifs.

Skills

Accueil patients

Gestion administrative

Secretariat médical

Relation interprofessionnelle

Education

Baccalauréat ST2S

Tools

EXCEL

WORD

Job description

Centre hospitalier Intercommunal Marmande-Tonneins (Marmande)

Secrétaire Médicale

Date de limite de candidatures 09 nov. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé Secrétaire Médicale

Poste proposé Secrétaire Médicale Contrat CDI; Détachement; Mutation Descriptif Identification du poste

Grade : Adjoint administratif

Métier : Secrétaire médicale

Liaisons hiérarchiques : Direction des soins
Sage-femme coordinatrice

Liaisons fonctionnelles : Service Social Cellule parcours
Les équipes médicales et paramédicales des unités de soins
Les patients et leurs familles
Les partenaires extérieurs

Poste de travail :

• Quotité : 100% réparties :
  • 80% secrétariat service social
  • 20% cellule parcours
• Amplitude horaire : 7h30

Qualification :

Être titulaire du baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent secrétaire médicale

Expérience souhaitée :

Expérience de 6 mois minimum dans le champ médico-social et sanitaire

Missions principales

Le/la secrétaire de service social assure l'accueil des patients et de leur entourage, participe au fonctionnement du service et prend en charge les tâches administratives. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les assistant(e)s socio-éducatif(ve)s afin de faciliter l'accompagnement des patients et d'assurer le suivi des situations.

Au sein de la cellule de parcours, le/la secrétaire a pour mission de sécuriser et d'accélérer le volet administratif des parcours de sortie.

Activités

SERVICE SOCIAL

1. Accueil et information : Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des partenairesRéceptionner, écouter et orienter vers les assistantes sociales les appels internes et externes en fonction de leur nature et du degré d'urgence.Transmettre les informations pertinentes aux professionnels concernés
2. Appui à la gestion administrative : Vérifier, scanner et transmettre les dossiers administratifs complets : ARDH, APA, MDPH, CSS, MPJ, dossier via trajectoireEnregistrer l'ensemble des documents dans le dossier patientAssurer le suivi des démarches administratives (création dossier VIA TRAJEC-TOIRE, réception documents par mail) et en maîtriser les procédures
3. Gestion des dossiers et traçabilité : Constituer et archiver les dossiers sociauxRédiger les informations nécessaires au suivi (traçabilité dans HM Observation sociale)Consulter et vérifier les droits des patients (CDR)Garantir la confidentialité des informations traitéesVeiller à l'identitovigilance
4. Gestion administrative et documentaire : Rédiger, mettre en forme et diffuser : courriers, rapports et comptes rendusGérer le courrier et la messagerie électroniqueRéaliser les photocopies, scans, classement et archivageMettre à jour les annuaires et les documents partagés du service (« Fichiers »)Veiller à la gestion, à l'actualisation et à la diffusion des supports d'information auprès du public (flyers)Gérer et actualiser les imprimés (formulaires papier)
5. Organisation et coordination du service : Assurer la coordination des mises en relation avec les ASE en s'appuyant sur les agendas partagés et les disponibilités des professionnelsPréparer les réunions (organisation, supports, convocations, réservation de salle, etc.)Participer aux réunions de serviceRédiger et diffuser les comptes rendus
6. Suivi d'activité et gestion logistique : Participer au rapport d'activitéGérer les fournitures et les besoins logistiques du serviceGérer le stock de cartons de RDV et de carte de visite, assurer les commandesGérer le stock toner du photocopieur et ses commandes

CELLULE PARCOURS

• Participer à la création d'outils informatiques type tableur EXCEL pour le suivi et la gestion des lits
• Participer au repérage les séjours longs et alerter les collaborateurs (AS, cadres, gestionnaire de lits, DS)
• Participer avec la direction des soins à une enquête de pertinence des hospitalisa-tions en début de période hivernale

Optimisation des flux et logistique de sortie

• Participer aux réunions de staffs pluridisciplinaires pour identifier précocement les freins administratifs à la sortie avec l'IDE de parcours et le gestionnaire des lits
• Créer des outils de gestion des lits et de suivi des sorties de l'établissement pour l'IDE de parcours et le gestionnaire des lits.
• Participer à la préparation des réunions de travail avec les partenaires de la ville (DAC/CPTS)

Compétences

Savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques institutionnels (Dossier Patient Informatisé, outils de gestion des lits et des plateformes d'orientation (type ViaTrajectoire).
• Connaissance de base de l'environnement médico-social et des principaux dispo-sitifs d'aide (APA, ASH, CSS, etc.).
• Techniques de secrétariat, de classement et de suivi de dossiers.
• Maîtrise des logiciels EXCEL, WORD

Savoir-être

• Grand sens de l'organisation, rigueur, gestion des priorités et sens de l'accueil, écoute et communication
• Esprit d'équipe développé
• Dynamisme, persévérance et diplomatie lors des relances auprès des partenaires externes.
• Respect absolu du secret professionnel et de la discrétion professionnelle.

Personne à contacter ODIOT Christelle Madame ODIOT Christelle, Directrice des Soins

Mail : [e-mail]

Madame DUCHAMP Emeline, Cadre de Santé

Mail : [e-mail]

[e-mail]

Centre hospitalier Intercommunal Marmande-Tonneins

76, rue du Docteur Courret CS 70311

47207 Marmande

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