Secrétaire médical(e) - Faculté médecine

Université de Tours; Tours; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université citoyenne recherche un(e) gestionnaire des rendez-vous pour son service de santé étudiante, chargé(e) d'accueillir et orienter les étudiants tout en assurant le suivi administratif. Le candidat idéal doit avoir une bonne maîtrise de l'environnement universitaire, une expérience dans le secrétariat et des compétences en gestion des dossiers médicaux. Ce poste, ouvert aux contractuels, est d'une durée de 10 mois avec une rémunération selon la grille des personnels ITRF.

Qualifications

• Bonne connaissance de l'environnement universitaire et des règlements administratifs.
• Aptitude à travailler de manière autonome et à organiser son propre emploi du temps.
• Capacité à gérer des situations conflictuelles avec diplomatie.

Responsabilités

• Gérer la procédure de prise de rendez-vous des étudiants.
• Accueillir et orienter le public, tant physiquement que par téléphone.
• Assurer le secrétariat et le suivi administratif des dossiers des étudiants.

Connaissances

Communication

Autonomie

Informatique

Outils

Pack Office

Logiciel de gestion des dossiers médicaux

Description du poste

À propos de nous

Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la première université de la région Centre-Val de Loire.

Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire et une recherche d’excellence reconnue. C’est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité de vie qu’il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l’université de Tours se présente comme une université citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable.

L’université accueille 30 000 étudiantes et étudiants, et emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels et plus de 1400 enseignants chercheurs.

Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents.

Mission

Gérer Et Suivre La Procédure De Prise De Rdv Des Étudiants Et Assurer L’accueil Physique Et Téléphonique Des Étudiants Dans Le Cadre Des Rdv Systématiques Avec Les Psychologues

• Assurer l’interface entre les étudiants et les différents personnels du SSE
• Tenir et gérer les agendas des rendez-vous des psychologues du site médecine
• Gérer et traiter les informations écrites et orales
  
  

Accueillir, Informer Et Orienter

• Réception des étudiants, accueil téléphonique, courriel
• Réception de l’ensemble du public se présentant
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients
• Orientation du public en interne ou vers les partenaires extérieurs
• Assurer la bonne tenue et organisation de l’espace d’attente
  
  

Secrétariat Et Assistance

• Création du dossier patient : enregistrement des informations personnelles
• Suivi administratifs en lien avec le caractère systématique des rdvs notamment la gestion et suivi des crédits ECTS des étudiants dans APOGEE tout au long de leurs parcours
• Mise à jour des données sur l'ensemble des logiciels dédiés
• Transmettre l’ensemble des informations courantes à la Directrice et à la Responsable administrative
• Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
• Réception, enregistrement et diffusion du courrier
• Envoi aux étudiants d'un questionnaire en amont du rdv, permettant de cibler les besoins de l’étudiant
• Gestion des stocks en papeterie et bureautique
  
  

Appui ponctuel aux activités du secrétariat du service de santé étudiante (SSE) du site du Plat d’Étain.

Profil

Connaissances

• Bonne connaissance de l'environnement universitaire, du fonctionnement de l’établissement et des activités de ses composantes,
• Maitriser et suivre les règles administratives et financières de l’établissement
• Maitriser l’outil informatique de gestion des dossiers médicaux et le pack-office
• Maitrise de l’expression écrite et orale
  
  

Compétences opérationnelles

• Savoir répondre au téléphone, prendre en note et transmettre un message
• Savoir organiser son travail de façon autonome et savoir prendre des initiatives
• Être à l’aise avec l’outil informatique et faire preuve d’initiative : pack office, logiciel des dossiers médicaux et de la gestion électronique des feuilles de soins
• Savoir appréhender les évolutions liées à l’activité du service
• Transmettre les informations courantes à la directrice et à la responsable administrative
  
  

Compétences comportementales

• Travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire sur un site distinct
• Savoir accueillir, être à l’écoute du public et répondre à ses attentes
• Savoir faire preuve de diplomatie, de courtoisie et de réactivité
• Savoir travailler en équipe de manière collaborative et avoir le sens des relations humaines
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité (soumission au secret professionnel)
• Faire preuve de rigueur et d’organisation dans le traitement des dossiers
• Faire preuve d’initiative et de souplesse.
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Capacité d’adaptation face à une équipe pluridisciplinaire et à une charge de travail variable selon les périodes de l’année
  
  

Informations Complémentaires

• poste ouvert aux contractuels ou contractuelles CDD
• catégorie : B
• durée de contrat : 10 mois
• Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF
• date limite de candidature : 18/08/25
• date estimée de prise de fonction : 03/11/25
• Renseignements sur le poste : emilie.arnault[@]univ-tours.fr (Toute candidature envoyée directement à cette adresse ne sera pas prise en compte)
  
  

Référence de l'offre : 8eh07fuqp1