Secrétaire juridique H / F

Winsearch; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats recherche un secrétaire capable de gérer diverses tâches administratives, de la facturation à la communication avec les clients. Le candidat idéal doit maîtriser le pack office, avoir de solides compétences organisationnelles et être proactif dans un environnement dynamique. Une maîtrise de l'anglais et une expérience en milieu juridique sont souhaitables.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (pack office) nécessaire.
• Expérience dans un cabinet d'avocats appréciée.
• Maîtrise de l'anglais requise.

Responsabilités

• Gérer les e-mails, appels téléphoniques, et planifier des rendez-vous.
• Assurer la facturation et la gestion des dossiers clients.
• Contribuer aux activités de business développement et aux demandes d'offre.

Connaissances

Organisation

Confidentialité

Gestion du stress

Pro-activité

Communication

Outils

Pack Office

e-Barreau (RPVA)

Expert

Interaction

NetDoc

Litera

Description du poste

Secrétariat classique :

Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d'appel et la prise des messages ;
Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l'équipe ;
Prendre en charge l'impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;
Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ;
Effectuer le classement et l'archivage des dossiers électroniques et physiques de l'équipe
Participer à la gestion des dossiers personnels de l'associé (préparation de courriers, etc.) ;
Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ; Facturation et gestion client :
Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters sur « Prébill Manager » ;
Traduire et vérifier les descriptifs et l'envoi des factures aux clients Relancer et suivre les factures en collaboration avec l'équipe Billing;
Gérer et saisir des notes de Frais sur « Expert Expenses »
Codifier des factures fournisseurs sur « Zeendoc »
Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats Business développement :
Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development; Contribuer aux appels d'offres et à l'organisation d'évènements. Les compétences liées aux outils de travail : savoir faire

Profil du candidat

Maîtrise des outils bureautiques (pack office) ;

Description du poste

Secrétariat classique :

Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d'appel et la prise des messages ;
Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l'équipe ;
Prendre en charge l'impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;
Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ;
Effectuer le classement et l'archivage des dossiers électroniques et physiques de l'équipe
Participer à la gestion des dossiers personnels de l'associé (préparation de courriers, etc.) ;
Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ; Facturation et gestion client :
Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters sur « Prébill Manager » ;
Traduire et vérifier les descriptifs et l'envoi des factures aux clients Relancer et suivre les factures en collaboration avec l'équipe Billing;
Gérer et saisir des notes de Frais sur « Expert Expenses »
Codifier des factures fournisseurs sur « Zeendoc »
Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats Business développement :
Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development; Contribuer aux appels d'offres et à l'organisation d'évènements. Les compétences liées aux outils de travail : savoir faire

Profil du candidat

Maîtrise des outils bureautiques (pack office) ;
Maîtrise des bases de données et outils de gestion des flux d'information (Expert, Interaction, NetDoc, Litera) ; Maîtrise du House St
Maîtrise de l'Intranet et d'Internet ;
Maîtrise des outils de télécommunication (téléphone, fax, copieur etc.) ; Maitrise d'e-Barreau (RPVA) ;
Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite.
Maîtrise de l'anglais. Les compétences liées à l'environnement de travail :
Connaître le fonctionnement d'un cabinet d'avocats et les services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs. Les compétences relationnelles et savoir être :
? Rigueur : organisation et méthode, respect des délais, esprit de qualité ;
? Pro-activité : sens de l'anticipation, initiative ; ? Confidentialité des informations traitées ;
? Bonne capacité à travailler dans l'urgence et bonne gestion du stress ;
? Capacité d'analyse et de synthèse,
? Bon relationnel,
? Attitude positive, dynamisme ;