secrétaire IFSI Esquirol 75% (F/H)/ Institut de formation Esquirol

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une institution de santé recherche un(e) secrétaire pour participer à la gestion administrative et pédagogique des instituts de formation en soins infirmiers à Lyon. Le poste est en CDD à 75 % avec des possibilités de télétravail après intégration. Les candidats doivent avoir un BTS en gestion administrative et maitriser les outils informatiques essentiels. Un bon sens de l'organisation et du travail d'équipe est requis.

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches.

Responsabilités

• Gérer l’administratif du pôle de secrétariat et la formation.
• Assurer l’accueil et l’information des étudiants.
• Participer à la gestion des admissions.

Connaissances

Organisation et anticipation

Discernement

Collaboration et sens de l’équipe

Adaptation

Intérêt pour la pédagogie

Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe

Formation

BTS Gestion Administrative

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

WIN

Description du poste

Sous la responsabilité du directeur et des Cadres Supérieurs de Santé et dans le cadre d’une collaboration au sein du pôle de secrétariat et de l’équipe pédagogique, la / le secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts de formation en soins infirmiers ainsi qu’à l’accueil et à l’information des étudiants.

Missions et activités

• Participation à la gestion administrative de l’IFSI, en collaboration avec l’équipe de secrétaires

• Gestion des dossiers de prise en charge financière de la formation infirmière sous la responsabilité du directeur en lien avec la responsable de la Régie

• Participation à la mise en œuvre du dispositif de formation: évaluation, gestion stage, certification, suivi du présentéisme des étudiants

• Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et du suivi d’indicateurs

• Participation à l’organisation des instances de la gouvernance de l’IFSI en lien avec le directeur et la secrétaire de direction

• Gestion des modalités d’admission en IFSI en lien avec le directeur et le cadre supérieur

• Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction

• Participation au roulement des permanences téléphoniques et physiques des secrétariats d’accueil

CAPACITES REQUISES :

• Organisation et anticipation,

• Discernement,

• Collaboration, sens de l’équipe,

• Adaptation,

• Intérêt pour la pédagogie,

• Maitrise de l’orthographique et de la syntaxe.

QUALITES REQUISES :

• Relationnelles,

• Fiabilité,

• Rigueur,

• Discrétion.

PRE REQUIS :

• Maîtrise informatique Word, Excel, PowerPoint,

• Maitrise du logiciel Outlook,

• Niveau de maitrise informatique: confirmé,

• Connaissance du logiciel WIN souhaitée.

DIPLOMES ET/OU QUALIFICATIONS SOUHAITES:

• BTS Gestion Administrative

CONDITIONS DE TRAVAIL

• 75 % en contrat à durée déterminée (1 mois renouvelable)

• Permanence téléphonique à assurer à tour de rôle au sein de l’équipe du secrétariat,

• Repos fixes avec une variabilité ponctuelle en fonction d’évènements institutionnels particuliers (concours, forums…),

• Possibilité de télétravail après une période minimale d’intégration,

• Congés priorisés sur les congés scolaires des étudiants et accordés selon les nécessités de service.