Secrétaire H/F – IME ROSNY

Fédération APAJH; Rosny-sous-Bois; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fédération engagée dans le secteur du handicap recherche un assistant administratif pour contribuer à l’efficacité de ses services à Rosny-sous-Bois. Le poste implique des tâches variées d'accueil, de gestion de dossiers et de communication interne. Le candidat devra posséder un sens de l'organisation développé et une rigueur professionnelle, afin d'assurer le bon fonctionnement des différents services spécialisés.

Qualifications

• De formation bac pro à bac + 2.
• Sens aigu de l'organisation et rigueur.
• Intérêt pour le secteur médico-social.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Gestion et coordination des rendez-vous.
• Préparation et dispatching des correspondances.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Adaptabilité

Esprit d'équipe

Formation

Bac pro à bac + 2

Description du poste

Vous prenez en charge, au sein des structures du dispositif enfance APAJH de Rosny -Sous -Bois les travaux administratifs et contribuez au fonctionnement logistique des différents services spécialisés en utilisant le vocabulaire et les techniques du secteur, dans le respect des procédures et de la réglementation et dans un environnement informatisé.

Principales missions :

Assurer l’accueil physique et / ou téléphonique.

Gestion et coordination des rendez-vous.

Planification des réceptions de commandes / fournisseurs

Préparation des parapheurs et dispatching des correspondances.

Préparation correction et mise en forme des courriers.

Gestion de différentes boites mails du service

Participer à la mise en œuvre efficiente des outils et dispositifs réglementaires.

Participer à la mise en œuvre administrative des projets personnalisés d’accompagnement

Appliquer en collaboration avec l’assistante de service social la procédure de suivi des admissions.

Tenir à jour la liste d’admissibilité.

Etre en lien avec assistantes service sociale les documents pour la commission d’évaluation des besoins.

Assurer la gestion des dossiers des personnes accompagnées

Constitution et conservation des dossiers.

Assurer la communication interne

Assurer le suivi des convocations et archivages des rendus compte des réunions des représentants de proximité.

Présentation de l’établissement :

L’IME de Rosny contribue à cette action au sein de ses sections :

IMP –IMPRO 68 places, reçoit des enfants et adolescents de 3 à 20 ans, déficients intellectuels légers à profonds, avec ou sans troubles associés, à l’exception de troubles majeurs du spectre autistique :

Eglantine, 12 places, accueille des enfants et adolescents polyhandicapés, 1 unité 3 à 14 ans et 1 unité 14 à 20 ans.

Le Soleil d’Or, 19 places, service accueillant des adolescents âgés de 12 à 20 ans, présentant des troubles du spectre autistique.

Le SESSAD (Service d’Education Spécialisée et des Soins à Domicile), 60 places, pour des enfants et adolescents âgés de 3 à 20 ans, atteints de déficience intellectuelle et présentant des difficultés d’intégration scolaire et / ou sociale.

Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 200 structures en gestion directe employant 5000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Diplômes / Autres critères :

De formation bac pro à bac + 2, vous avez un sens aigu de l'organisation et beaucoup de

Rigueur.

Vous avez le sens de la discrétion professionnelle et un intérêt pour le secteur médico-social

Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

• Adaptabilité

Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l'interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles

Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème

• Esprit d'équipe

Capacité à interagir, à coopérer pour avancer vers un objectif commun, à tisser des liens et un réseau, à construire des relations interpersonnelles fortes pour faciliter la coordination et à s’adapter et tirer parti des différentes personnalités

• Rigueur

Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude

• Sens de l'organisation

Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs, capacité à hiérarchiser, à établir des priorités et à respecter des échéances et des délais contraints

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