SECRÉTAIRE (H/F)

Armée de Terre; Versailles; On-site; EUR 17,000 - 21,000; Full time

Job summary

Armée de Terre recherche un agent secrétaire au sein du service Ressources Humaines et Logistique, chargé du secrétariat mutualisé et de la gestion du courrier. Mission: tri, diffusion et dématérialisation, accueil des visiteurs et transmission des messages, et suivi des absences du personnel civil.

Le profil recherché inclut une expérience en secrétariat et un BEP ou CAP secrétariat, avec des compétences en gestion administrative et en utilisation de logiciels de courrier.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans le secrétariat.
• BEP ou CAP secrétariat exigé.

Responsibilities

• Gérer le courrier arrivée‑départ et assurer le suivi des congés et des visites médicales.
• Réceptionner, vérifier et trier le courrier arrivée et départ, transmettre en privilégiant les moyens dématérialisés.
• Enregistrer le courrier sur le logiciel référent et classer les documents (chrono, ordres de mission, messages).
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs et des appels téléphoniques; relayer les messages vers l’interlocuteur ad hoc.
• Établir les demandes d’accès base pour les visiteurs externes.
• Suivre les absences des représentants syndicaux et des grévistes pour l’ensemble du personnel civil de la STAT.

Education

BEP ou CAP secrétariat

Job description

Au sein du service ressources humaines, l’agent est plus particulièrement chargé du secrétariat mutualisé RH/service logistique. Il gère le courrier « arrivée-départ » et assure le suivi des divers congés et les visites médicales. Il gère les décorations, les absences syndicales, le recensement des grévistes.
Collationner et transmettre le courrier « départ » au service responsable de l’expédition du courrier ; réceptionner, vérifier, trier le courrier « arrivée » et en assurer la diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés.
Exécuter l’envoi après validation par une autorité du courrier électronique « départ » ; assurer la diffusion des messages électroniques « arrivée » par le biais des messageries électroniques.
Enregistrer le courrier « arrivée » et « départ » sur le logiciel référent ; effectuer le classement des documents (chrono, ordres de mission, messages…) ; appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret.
Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques en fonction de leur demande ; transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l’interlocuteur ad hoc.
Établir les demandes d’accès « base » au profit des visiteurs extérieurs.
Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire à la cellule
Suivre les absences des représentants syndicaux et des grévistes pour l’ensemble du personnel civil de la STAT

Profil recherché

Expérience souhaitée dans le secrétariat
BEP ou CAP secrétariat

Présentation de Armée de Terre

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

Organisme relevant directement du commandement du combat futur, la section technique de l’armée de Terre assure conjointement avec la direction générale de l’armement la conduite et le suivi des opérations d’armement. Elle vérifie l’adéquation des équipements au besoin militaire opérationnel, elle appuie leur appropriation par les forces y compris en OPEX, et participe à la veille technologique. Implantée sur le plateau de Versailles Satory, la STAT est répartie sur plusieurs autres sites: Toulouse, Valence, Mutzig, Saumur, Tours, et Mourmelon.
Suivre les absences/présences du personnel civil des services RH et GML.
Suivre les autorisations d’absence et récupération d’heures supplémentaires (P15) de l’ensemble du personnel civil de la STAT
Gérer et suivre les visites médicales obligatoires auprès de la médecine de prévention pour le personnel civil de la STAT
Suivre la SPA quotidienne
Suivre et commande des fournitures de bureau, - Établir les demandes nécessaires au fonctionnement du service,
Suivre les absences des représentants syndicaux et des grévistes pour l’ensemble du personnel civil de la STAT