Secrétaire (H/F)

CAPEB RHONE et GRAND LYON; Vaulx-en-Velin; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un(e) secrétaire polyvalent(e) pour rejoindre une équipe de 23 personnes dans le secteur de la rénovation. Ce poste offre l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec les dirigeants et une autre assistante, tout en assurant diverses tâches administratives essentielles, telles que la gestion des devis, des factures, et le suivi des plannings. Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez un bon relationnel, ce rôle est fait pour vous. Vous aurez la chance de contribuer activement à la réussite de projets variés dans le secteur du bâtiment, tout en développant vos compétences dans un environnement stimulant.

Qualifications

• 5 ans d'expérience en gestion administrative et relation client.
• Capacité à gérer plusieurs tâches tout en restant organisé et rigoureux.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients.
• Gérer les devis, factures et le suivi des contrats de l'entreprise.

Connaissances

Gestion administrative

Relation client

Polyvalence

Rigueur

Organisation

Dynamisme

Adaptabilité

Orthographe

Mémoire

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Pack Office

Winbat Expert

Description du poste

Description

La CAPEB recherche un(e) secrétaire pour l'un de ses adhérents, société de 23 personnes spécialisée en rénovation second œuvre. Votre mission sera :

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique
2. Saisir les devis, les factures d'achat, les notes de frais
3. Gérer le courrier et le secrétariat courant, les dossiers clients
4. Anticiper, planifier et gérer les impératifs liés au chantier (location de matériel, autorisations diverses)
5. Suivre le planning de l'équipe
6. Suivre les contrats de l'entreprise, la maintenance des outils de travail (assurances, véhicules)
7. Opérer la veille sur les appels d'offre, élaborer les dossiers
8. Etablir les devis et les factures, pointer les règlements clients, saisir les factures d'achats
9. Régler les factures fournisseurs, facturer les sous-traitants, préparer les remises de chèque
10. Opérer les rapprochements bancaires
11. Suivre les heures de travail des salariés, les notes de frais et transmettre les éléments de paye
12. Tenir des tableaux de bord

Vous avez des notions de comptabilité. Vous travaillez en relation directe avec les dirigeants, et en binôme avec une autre assistante. Vous disposez donc d'un bon esprit d'équipe associé à des capacités d'autonomie.

Ce poste requiert :

• Un bon relationnel
• De la polyvalence et une grande rigueur ainsi qu'une bonne organisation, du dynamisme et de la réactivité
• Des capacités d'adaptation à la diversité des missions
• Un excellent niveau en orthographe (et une frappe rapide), et une très bonne mémoire
• Une bonne connaissance du secteur du bâtiment est souhaitée.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 5 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Pack Office
• Winbat Expert

Formations

• Bac ou équivalent

Permis

• B - Véhicule léger