Secrétaire (h/f)

TN France; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur clé dans la gestion administrative des Bureaux Municipaux de Proximité, ce poste offre une opportunité passionnante d'assister à la coordination opérationnelle au sein d'une ville dynamique. Vous serez responsable de la gestion des plannings, de l'administration des agents, et de l'organisation des formations. Ce rôle exige une solide expérience en secrétariat et une maîtrise des collectivités territoriales, tout en offrant des horaires modulables et des avantages sociaux attractifs. Rejoignez une équipe qui place la proximité et le service au cœur de ses actions pour améliorer la vie quotidienne des citoyens.

Prestations

Horaires modulables

Tickets restaurant

Participation à la mutuelle

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience avérée dans un poste similaire avec des responsabilités administratives.
• Compétences relationnelles et rédactionnelles solides.

Responsabilités

• Établir les plannings des agents de Bureaux Municipaux.
• Gérer l'administration et le secrétariat de la Division.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

Communication

Aisance verbale

Polyvalence

Formation

Formation en secrétariat

Grade d’adjoint administratif territorial

Outils

Outils informatiques

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) : Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein du Service des Bureaux Municipaux de Proximité - Pôle Relations aux Administrés de la Direction de la Relation Citoyenne et de la Proximité, rattachés à la Direction Générale Adjointe Ville plus Sûre et plus Proche (DGASP), vous assistez la Responsable de Division Coordination opérationnelle et apportez un appui permanent en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi des dossiers.

Contexte

La Ville de Marseille s'attache à placer la proximité au cœur de ses politiques en faveur de ses habitants, notamment via ses services dédiés à la population pour accompagner leur vie quotidienne. La ville dispose de 20 Bureaux Municipaux de Proximité sur le territoire communal, accueillant les administrés pour leurs démarches administratives et la délivrance d’actes officiels (titres d’identité, actes d’état civil, inscriptions scolaires, listes électorales, etc.).

Missions / conditions d'exercice

Votre rôle consistera à :

1. Établir les plannings des agents de Bureaux Municipaux de Proximité et de Mairies-mobiles;
2. Assurer la gestion administrative des 40 agents de renfort;
3. Suivre les dossiers Mairies-mobiles;
4. Mettre en place et suivre les formations des agents du service;
5. Gérer l’absentéisme et les effectifs (retraites, mobilités, etc.);
6. Mettre à jour les dossiers de la Division;
7. Gérer l'administration et le secrétariat de la Division.

Vos avantages

• Horaires modulables avec RTT selon le cycle choisi
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation à la mutuelle et aux transports, etc.)
• Possibilité de télétravail

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître !

Vous êtes titulaire d’une formation en secrétariat ou du grade d’adjoint administratif territorial, avec une expérience avérée sur un poste similaire. Vous maîtrisez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales. Doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles, vous avez une aisance verbale et le sens du travail en équipe. À l’aise avec les outils informatiques et bureautiques, vous êtes rigoureux(se), organisé(e), autonome, réactif(ve), reconnu(e) pour votre polyvalence et votre grande discrétion.

Rejoignez-nous !