Secrétaire - H / F

CH Annecy Genevois; Épagny Metz-Tessy; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

An established healthcare institution is seeking a dedicated administrative professional to support the Maison des Adolescents. This pivotal role involves welcoming visitors, managing schedules, and ensuring smooth operations. The ideal candidate will possess strong organizational skills and a thorough understanding of social and healthcare institutions. Join a collaborative team focused on providing essential resources for adolescents and their families, while contributing to innovative health solutions. This position offers a full-time schedule with a commitment to quality care and community support.

Qualifications

• Connaissance de l'accueil téléphonique et des outils informatiques.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

Responsabilités

• Assurer un accueil bienveillant et gérer les plannings partagés.
• Participer à l'élaboration des ordres du jour et des comptes-rendus.

Connaissances

Accueil téléphonique

Outils informatiques

Connaissance des institutions sociales

Synthèse d'informations

Rédaction

Description du poste

Description entreprise :

Établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Haute-Savoie Pays de Gex, le Centre Hospitalier Annecy Genevois (CHANGE) est un établissement public de santé intercommunal.

Il comporte plus de 1400 lits et emploie 4 900 collaborateurs. Sa mission est de garantir des soins de qualité pour la population des bassins d’Annecy, du Genevois français, du Pays de Bellegarde et du Pays de Gex.

Il assure aussi des activités de pointe telles que la chirurgie cardiaque, la neurochirurgie, la réanimation, la cardiologie interventionnelle, pour l’ensemble de la Haute-Savoie et le nord de l’Arc Alpin.

Description du poste :

Basé sur l’accueil et l’organisation fonctionnelle et administrative de la MDA, avec un travail en articulation avec la coordination et l’équipe MDA.

Le poste requiert de travailler dans le respect de la déontologie, de la charte d’accueil, du référentiel d’activité et du règlement de fonctionnement de la MDA.

Il occupe un rôle pivot, de mémoire, de transmission et de facilitation, indispensable à la bonne marche de la Maison des Adolescents.

LIEU D'EXERCICE :

• La Maison des Adolescents est une structure pluri-institutionnelle, rattachée au Pôle support sous la Direction des Filières et de la Relation Ville Hôpital du CHANGE.
• Poste basé à Cran-Gevrier (hors site hospitalier).

La Maison des Adolescents est un lieu ouvert, pluri-institutionnel, d’accueil des jeunes, de leur famille et des professionnels, où la santé est considérée dans ses dimensions physique, psychique, relationnelle, sociale et éducative.

Elle offre un accueil généraliste sans rendez-vous, fournit des conseils, aide au développement du projet de vie des adolescents, oriente vers des services plus adaptés si besoin. Elle constitue un pôle ressources pour les jeunes, leur famille et les professionnels en lien avec eux. Elle travaille en réseau avec l’ensemble des acteurs s’occupant d’adolescents.

Elle construit des dispositifs innovants ou expérimentaux pour adapter l’offre aux évolutions des problématiques de santé.

ACTIVITÉS :

1. Assurer un accueil bienveillant, physique et téléphonique, du public.
2. Prendre les informations nécessaires pour transmettre à l’équipe.
3. Gérer les plannings partagés de l’équipe et des intervenants.
4. Veiller au suivi des dossiers des usagers.
5. Gérer les commandes (stock alimentaire, droguerie, fournitures).
6. Veiller à la maintenance et au fonctionnement des locaux en lien avec la coordinatrice et les services concernés.
7. Être régisseur de la régie d’avance.
8. Participer aux réunions cliniques et d’organisation interne à la MDA. Aider à la prise de notes.
9. Participer à la création des outils (planning partagé, utilisation des salles, fiche contact, dossiers, grilles statistiques) nécessaires à l’activité de la MDA.
10. Suivre et améliorer l’utilisation de ces outils.
11. Tenir le classement et l’archivage des dossiers.
12. Tenir à jour le répertoire des partenaires.

Suivi, actualisation et développement de l’annuaire :

1. Création de mailings différenciés selon les informations.
2. Diffusion, classement thématique et archivage des plaquettes et informations partenaires.
3. Abonder le site internet, le modifier et le tenir à jour avec son fil d’actualité.

En lien avec la coordination :

1. Elaborer les ordres du jour, rédiger les comptes-rendus.
2. Créer, utiliser, actualiser des mailings.
3. Classer et actualiser les documents de la MDA.
4. Saisir les données statistiques et participer à l’élaboration du rapport d’activité.
5. Suppléer la coordinatrice sur CHRONOS si nécessaire.
6. Participer à l’organisation des événements de la MDA.

LIAISON HIERARCHIQUE :

1. Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du coordinateur (en lien avec le médecin).
2. Dans le respect des orientations validées par le Comité de Pilotage.
3. Evaluation annuelle avec le coordinateur.

CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE :

1. Activités hors site hospitalier :
2. Amplitude horaire de journée : entre 9h et 18h, avec 30 minutes de repas sur site. Horaires variables. La MDA est fermée le lundi matin. Le secrétariat est fermé le vendredi matin. Présence indispensable lors des permanences sans rendez-vous (tous les après-midis).
3. Cycle de travail à temps plein : 37h30 par semaine, avec des congés à poser prioritairement lors des fermetures de la MDA. Possibilité de validation du forfait jour sur demande.

Profil recherché :

SAVOIR :

1. Connaissance de l’accueil téléphonique.
2. Maîtrise approfondie des outils informatiques.
3. Connaissance des institutions sociales, médico-sociales, sanitaires, du réseau local.

SAVOIR-FAIRE :

1. Savoir accueillir, résumer les points clés, synthétiser les informations.
2. Savoir s’exprimer en public.
3. Identifier et analyser des situations d’urgence, définir des réponses avec l’équipe.
4. Respecter le secret professionnel dans la communication des informations.
5. Définir, adapter un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire.
6. Elaborer, adapter et optimiser les plannings de travail.
7. Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau.
8. Avoir des capacités de rédaction.

SAVOIR-ETRE :

1. Rigueur, organisation, capacité d’adaptation.
2. Respect de la confidentialité et discrétion.
3. Autonomie, sens relationnel, capacité à rendre des comptes.